Case study rekrutacji: ze 128 do 42 dni i 50-osobowy zespół zbudowany od zera

To case study rekrutacji jest dla founderów i liderów, którzy mają otwarte wakaty od kilku miesięcy i słyszą, że „na rynku nie ma ludzi". Amerykańska spółka technologiczna z branży e-commerce potrzebowała zbudować w Polsce oddział od zera. W 11 miesięcy zbudowaliśmy dla niej 50-osobowy zespół i skróciliśmy średni czas rekrutacji o 86 dni — ze 128 do 42. Wniosek, który wyciągamy z tego projektu: proces przyspieszył nie dlatego, że ktoś szybciej szukał kandydatów. Przyspieszył, bo najpierw podjęliśmy decyzje, których w większości firm nie podejmuje nikt.

Punkt startowy

Klient zaczynał w Polsce od zera osób i miał dojść do pięćdziesięciu. Wśród ról do obsadzenia były te najbardziej wymagające — profile senior engineer i unikatowe technologie. Na start trzeba było zatrudnić kadrę menedżerską, która ten oddział poprowadzi.

Średni czas rekrutacji wynosił wtedy 128 dni. Ponad cztery miesiące od otwarcia roli do zamknięcia.

Cała współpraca trwała 11 miesięcy. Gdybyśmy utrzymali startowe tempo, po prostu byśmy nie zdążyli — sama pierwsza fala rekrutacji pochłonęłaby jedną trzecią dostępnego czasu.

Dlaczego to było trudne? Cztery ograniczenia, z którymi trzeba było się zmierzyć

Case study, w którym wszystko idzie gładko, nie uczy niczego. W tym projekcie problem nie polegał na tym, że brakowało chętnych do pracy. Polegał na czterech konkretnych ograniczeniach — i każde z nich wymagało innego rozwiązania.

Marka nieznana na lokalnym rynku pracy. Spółka była rozpoznawalna globalnie, ale nie w Polsce. Jednym z efektów projektu było zbudowanie silnej i rozpoznawalnej na lokalnym rynku marki pracodawcy — co oznacza, że na starcie takiej marki nie było. Firma nie mogła więc liczyć na to, że kandydaci przyjdą sami, przyciągnięci nazwą.

Role, których nie obsadza się z ogłoszenia. Senior engineer w unikatowej technologii to nie jest profil, który odpowiada na standardową ofertę pracy. Dlatego w tym projekcie sięgnęliśmy po alternatywne metody dotarcia do kandydatów — między innymi przez Discord — oraz po bazę kandydatów z kilkunastu krajów.

Ryzyko po stronie weryfikacji. Przy rekrutacjach prowadzonych w kilkunastu krajach standardowa rozmowa i CV to za mało. Dlatego sięgnęliśmy po live coding i techniki antyscamowe — sprawdzamy nimi realną umiejętność i realną tożsamość kandydata, a nie deklarację. Szybko rekrutować warto tylko wtedy, gdy na końcu zatrudniasz właściwą osobę: średni koszt nietrafionej rekrutacji to około 12 wynagrodzeń zatrudnionego kandydata.

Ograniczona dostępność hiring managerów. To ograniczenie widać wprost w tym, jak zaprojektowaliśmy proces: dopasowaliśmy go nie tylko do specyfiki ról, ale też do możliwości hiring managerów. W firmie, która równolegle buduje biznes w nowym kraju, kalendarz osoby decyzyjnej jest zasobem rzadkim — i to on, a nie sourcing, najczęściej wydłuża proces.

Klient podsumował całość zdaniem, które dobrze oddaje skalę wyzwania: postawienie 50-osobowego oddziału w nowym kraju w tak krótkim czasie, z zachowaniem standardów i z takim dopasowaniem zespołu do organizacji, było „prawie niemożliwe".

Sześć decyzji, które złożyły się na skrócenie czasu rekrutacji

1. Struktura zespołu i plan zatrudnienia zamiast listy wakatów

Zamiast otwierać pięćdziesiąt rekrutacji równolegle, zbudowaliśmy strukturę zespołu i plan zatrudnienia. Dzięki temu klient zyskał przewidywalność: mógł stawiać celne prognozy i obniżyć koszty operacyjne.

2. Hiring plan z wyborem ról na start

W kolejnym kroku zbudowaliśmy hiring plan i wskazaliśmy obszary najbardziej kluczowe dla kadry menedżerskiej na start. Dzięki temu zatrudniliśmy najpierw menedżerów, którzy mieli poprowadzić polski oddział — a więc również tych, którzy później sami prowadzili rekrutacje do swoich zespołów.

3. EVP i employer branding, zanim ruszyły rozmowy

Zbudowaliśmy strategię employer brandingową i EVP oparte na wartościach spółki globalnej. Dla marki, której lokalny rynek nie zna, to nie jest kosmetyka — to jedyny sposób, żeby powiedzieć kandydatowi coś konkretnego zamiast liczyć na rozpoznawalność logotypu.

4. Komunikacja, siatka płac i benefity dopasowane do kandydatów

Komunikację, siatkę płac i benefity dopasowaliśmy do tego, co realnie przyciąga kandydatów na tym rynku. Dzięki temu klient zatrudnił 50 osób odpowiadających potrzebom organizacji, również na najbardziej wymagających rolach.

5. Proces dopasowany do ról i do możliwości hiring managerów

To ta decyzja stoi bezpośrednio za wynikiem 42 dni. Proces zbudowaliśmy pod specyfikę konkretnych ról i pod realne możliwości osób decyzyjnych. Dzięki temu skróciliśmy średni czas rekrutacji o 86 dni.

6. Inne kanały dotarcia i inne metody weryfikacji

Sięgnęliśmy po bazę kandydatów z kilkunastu krajów, po Discord jako kanał dotarcia oraz po live coding i techniki antyscamowe jako metody weryfikacji. Dzięki temu obniżyliśmy średni koszt pozyskania pracownika o 22 procent.

Efekty projektu

Pełne zestawienie wyników wraz z wykresami znajdziesz w case study „Rekrutacja szybsza średnio o 86 dni". W skrócie:

• Średni czas trwania rekrutacji — ze 128 do 42 dni (−86 dni)
• Wzrost zespołu — od 0 do 50 osób
• Czas współpracy — 11 miesięcy
• Średni koszt pozyskania pracownika — niższy o 22%
• Marka pracodawcy — silna i rozpoznawalna na lokalnym rynku pracy

Podobny mechanizm zadziałał w innym projekcie, w którym zespół urósł z 20 do 250 osób w półtora roku, w czterech lokalizacjach.

Za tym stoi metoda, nie improwizacja

Ten projekt nie był jednorazowym zrywem. Rekrutacja jest jednym z procesów People & Culture opisanych w metodzie Culturivy® — autorskim systemie operacyjnym do budowania zdrowych i efektywnych organizacji, opartym na 17 procesach People & Culture i Piramidzie Culturivy®, sprawdzonym w ponad 250 firmach w Europie i USA. Firmy, które wdrażają ten system, skracają procesy rekrutacji nawet trzykrotnie.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak ten system wygląda od środka, zacznij od przewodnika po metodzie Culturivy® albo od Akademii Lepszej Pracy, gdzie przekazujemy narzędzia do samodzielnego wdrożenia.

Nie budujesz 50 osób, tylko szukasz trzech? Mechanika jest ta sama

Skala tego projektu jest nietypowa. Kolejność decyzji — nie.

Zanim otworzysz kolejną rolę, sprawdź, ile z tych rzeczy masz ustalonych:

• struktura zespołu i kolejność zatrudnień, a nie lista wakatów otwartych równolegle,
• wynagrodzenie i pakiet, o którym możesz powiedzieć kandydatowi wprost,
• konkretna odpowiedź na pytanie, dlaczego ktoś dobry miałby wybrać właśnie Was,
• proces zaplanowany pod realną dostępność osób decyzyjnych,
• metody weryfikacji dopasowane do tego, co faktycznie chcesz sprawdzić.

Jeśli w kilku miejscach odpowiedź brzmi „to zależy", problemem nie jest rynek — jest nim proces. Więcej o fundamentach znajdziesz w tekstach jak przeprowadzić skuteczną rekrutację i jak nie popełniać błędów rekrutacyjnych.

Warto pamiętać, że tempo procesu widzi też druga strona — o tym, dlaczego dobrzy kandydaci odpadają po drodze, piszemy w artykule o doświadczeniach kandydata. A zatrudnienie to dopiero połowa drogi: bez dobrego onboardingu nawet trafiony kandydat potrzebuje dwa razy więcej czasu, żeby zacząć dowozić.

Kontekst rynkowy też warto mieć z tyłu głowy. Jak mówi Róża Szafranek, założycielka i prezes HR Hints, firmy wciąż zakładają, że specjalistów jest pod dostatkiem — a kiedy decydują się wymienić całe działy, okazuje się, że „za drzwiami nie czeka »banda« genialnych ludzi, którzy od pierwszego dnia będą rewelacyjnie sprzedawać" (Puls HR). Przy takim rynku każdy tydzień zwłoki w procesie to realne ryzyko utraty kandydata.

Jak wygląda taki proces po naszej stronie

W usłudze rekrutacji HR Hints do organizacji wchodzi Talent Business Partner, który pracuje z Twoimi hiring managerami, zamiast przysyłać CV z zewnątrz. Pierwsze dwa tygodnie wyglądają tak:

• 1. dzień — kick-off: analiza potrzeb i wyzwań rekrutacyjnych, profile kandydatów, persona rekrutacyjna.
• do 3 dni — opisy stanowisk, propozycje ogłoszeń i komunikatów do kandydatów, dopasowany proces z etapami, pytaniami i metodami weryfikacji.
• do 7 dni — warsztat EVP i employer brandingowy: propozycja wartości dla kandydatów, która zostaje w firmie także po zakończeniu współpracy.
• do 14 dni — pierwsze rekomendacje kandydatów i pierwszy feedback z rynku o firmie i roli.

Rozliczamy się w modelu abonamentowym, a nie prowizyjnym od wynagrodzenia kandydata. Przy prowizji agencja zarabia tym więcej, im wyższą pensję wynegocjuje kandydatowi — a z trafnością zatrudnienia nie ma to nic wspólnego. Zaufało nam już ponad 300 organizacji.

FAQ

O ile realnie da się skrócić czas rekrutacji?

W opisywanym projekcie średni czas procesu spadł ze 128 do 42 dni, czyli o 86 dni. Czas skróciliśmy, dopasowując proces do specyfiki ról i do możliwości hiring managerów, a nie pomijając etapy.

Dlaczego rekrutacja trwa miesiącami, mimo że aplikacji jest dużo?

Liczba aplikacji rzadko jest wąskim gardłem. Najwięcej dni tracicie na tym, czego nikt wcześniej nie ustalił: na profilu roli, widełkach, rozmytej decyzyjności i etapach zaplanowanych bez oglądania się na kalendarz osób decyzyjnych.

Ile kosztuje nietrafiona rekrutacja?

Średnio około 12 wynagrodzeń zatrudnionego kandydata. Do tego dochodzą koszty trudniejsze do policzenia: czas menedżera, morale zespołu i opóźnienie celów biznesowych.

Czy szybciej znaczy mniej dokładnie?

Nie musi. W tym projekcie równolegle ze skracaniem procesu wdrożyliśmy live coding i techniki antyscamowe, czyli sprawdzaliśmy kandydatów twardziej, a nie luźniej.

Czy to zadziała w firmie, która zatrudnia kilka osób rocznie?

Tak. Skala zmienia liczbę powtórzeń, nie kolejność decyzji. Plan zatrudnienia, ustalone wynagrodzenia, jasna decyzyjność i dopasowane metody weryfikacji sprawdzają się tak samo przy trzech rekrutacjach, jak przy pięćdziesięciu — z tą różnicą, że przy małej skali pojedyncza pomyłka boli mocniej.

Czym różni się model abonamentowy od prowizji od wynagrodzenia?

W modelu prowizyjnym agencja zarabia procent od pensji zatrudnionej osoby, co tworzy konflikt interesów. W modelu abonamentowym Talent Business Partner pracuje wewnątrz organizacji nad jakością zatrudnienia i zostawia w firmie narzędzia, które działają również po zakończeniu współpracy.

Porozmawiajmy o Twoich otwartych rolach

Jeśli masz dziś rekrutacje, które ciągną się od kwartału, przynieś je na bezpłatną 30-minutową konsultację. Przejdziemy przez nie po kolei i zobaczymy, gdzie proces się zatrzymuje. Już podczas pierwszej rozmowy poznasz proponowany zakres działań Talent Business Partnera oraz cenę.

Umów bezpłatną konsultację • Zobacz ofertę rekrutacji

Dane pochodzą z projektu opisanego w case study „Rekrutacja szybsza średnio o 86 dni". Klient pozostaje anonimowy zgodnie z ustaleniami współpracy.