Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych trafia do skrzynki osoby, która w firmie prowadzi kadry. Pracownica przez siedem lat wykonywała zlecenia, przez kolejne trzy prowadziła jednoosobową działalność gospodarczą, a od dwóch lat pracuje na etacie. Prosi o przeliczenie stażu i o urlop w wymiarze 26 dni zamiast 20. Jeśli zarząd nie ustalił wcześniej, kto rozpatruje takie wnioski, firma dowiaduje się o zmianie przepisów od własnego pracownika.
Staż pracy 2026: co dokładnie zmieniły przepisy
Ustawa z 26 września 2025 roku o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw zmieniła sposób liczenia okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Wcześniej staż pracy oznaczał w praktyce wyłącznie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, więc osoba z piętnastoletnim doświadczeniem zdobytym poza etatem zaczynała u nowego pracodawcy formalnie od zera.
Nowe przepisy poszerzają katalog okresów wliczanych do stażu. Uwzględnia się w nim:
- prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej,
- pozostawanie osobą współpracującą z osobą prowadzącą taką działalność,
- wykonywanie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,
- wykonywanie umowy agencyjnej,
- członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i w spółdzielni kółek rolniczych,
- wykonywanie pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.
Zasada jest jedna: liczą się okresy, za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a ustawa przewiduje wyjątki dla sytuacji, w których takiemu ubezpieczeniu się nie podlegało na podstawie odrębnych przepisów. Istotny dla pracodawców jest jeszcze jeden szczegół. Zaliczanie umów zlecenia do stażu pracy obejmuje również zlecenia wykonywane wcześniej na rzecz obecnego pracodawcy, a te powiększają nie tylko staż ogólny, lecz także zakładowy. Firma, która przez lata współpracowała z kimś na zleceniu, zanim zaproponowała mu etat, ma dziś do czynienia z pracownikiem o dłuższym stażu zakładowym niż wynika to z akt osobowych.
Od kiedy obowiązuje staż pracy 2026 w firmach prywatnych
Przepisy weszły w życie w dwóch etapach. Od 1 stycznia 2026 roku stosują je jednostki sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 roku pozostali pracodawcy, czyli cały sektor prywatny.
Dla firm oznacza to, że staż pracy 2026 nie jest zapowiedzią, tylko obowiązującym stanem prawnym od kilku miesięcy. Biegnie też drugi termin. Pracownik zatrudniony w dniu objęcia jego pracodawcy nowymi zasadami ma 24 miesiące na przedstawienie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy. W sektorze prywatnym czas ten upływa 30 kwietnia 2028 roku. Po tej dacie pracodawca nie ma obowiązku doliczać okresu, którego pracownik nie udowodnił.
Co robi pracownik, a czego pracodawca robić nie musi
Przeliczenie nie następuje samo. Inicjatywa i ciężar dokumentowania leżą po stronie pracownika. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opisuje ścieżkę wprost: pracownik loguje się na swoje konto w eZUS, korzysta z kreatora wniosku „stażowe”, uzupełnia dane i wysyła dokument. Otrzymane zaświadczenie przekazuje pracodawcy razem z wnioskiem o przeliczenie stażu. Gdy Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie potwierdzi okresu, na przykład z powodu bardzo starej dokumentacji, pozostaje droga przez inne dokumenty potwierdzające pracę.
Trzy ograniczenia warto znać, zanim ktoś w firmie zacznie liczyć:
- tego samego okresu nie zalicza się dwukrotnie. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że przy dwóch tytułach ubezpieczenia, na przykład etacie i zleceniu w tym samym czasie, okres traktuje się jako jeden;
- przeliczenie działa na przyszłość. Pracodawca nie wypłaca wyrównań za lata sprzed wejścia przepisów w życie, choć Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę na odrębną sytuację nagród jubileuszowych, jeśli po doliczeniu okresów okaże się, że pracownik nabył do nich prawo;
- bez zaświadczenia nie ma podstawy do przeliczenia. Sama umowa zlecenia w segregatorze albo wpis do CEIDG nie wystarczą.
Trzy procesy, w których staż pracy 2026 zostawia ślad
Zmiana wygląda na sprawę dla kadr i płac. W praktyce dotyka trzech różnych procesów naraz, a każdy z nich odpowiada za coś innego. W metodzie Culturivy®, którą stosujemy w ponad 300 organizacjach, procesy związane z zespołem opisujemy jako siedemnaście odrębnych obszarów. Nowe zasady liczenia stażu wchodzą w trzy z nich.
Administracja kadrowa i płace (People Operations). Tu rozstrzyga się, kto przyjmuje zaświadczenie, kto weryfikuje okresy, w jakim terminie firma odpowiada i gdzie zapisuje przeliczony staż, żeby za rok nikt nie liczył tego od nowa. Jedna osoba z imieniem i nazwiskiem powinna mieć to zadanie przypisane.
Wynagrodzenia i benefity (Compensation & Benefits Management). Dłuższy staż przekłada się na wymiar urlopu, dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, długość okresu wypowiedzenia i wysokość odprawy. Po przekroczeniu 10 lat stażu pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu zamiast 20. W zespole liczącym kilkadziesiąt osób, z których część przyszła ze zleceń, to realny wzrost kosztu i realne godziny do zaplanowania w grafiku.
Relacje w zespole (Employee Relations). Ten skutek jest najmniej oczywisty i najbardziej dotkliwy. Dwie osoby na tym samym stanowisku, z podobnym doświadczeniem, będą miały różny wymiar urlopu tylko dlatego, że jedna wiedziała o możliwości złożenia wniosku, a druga nie. Pracownicy szybko wychwytują takie różnice i szybko oceniają, czy firma gra fair.
Jak przygotować firmę na wnioski o staż pracy 2026
Cztery decyzje wystarczą, żeby zamknąć temat na poziomie zarządu, zamiast rozstrzygać go przy każdym kolejnym wniosku:
- Wyznacz osobę i termin. Kto przyjmuje wniosek, w ilu dniach roboczych firma odpowiada i kto podejmuje decyzję w sytuacji spornej.
- Poinformuj cały zespół, nie tylko tych, którzy zapytają. Krótka wiadomość o tym, czym jest staż pracy 2026, kogo dotyczy i jak uzyskać zaświadczenie, wyrównuje dostęp do informacji i oszczędza późniejszych rozmów o niesprawiedliwości.
- Policz wpływ na koszt i na grafik. Sprawdź, ile osób w firmie pracowało wcześniej na zleceniu, na umowie agencyjnej lub prowadziło działalność, i oszacuj, ilu z nich doliczenie okresów przesunie przez próg dziesięciu lat.
- Uporządkuj zapisy wewnętrzne. Regulaminy wynagradzania, zasady przyznawania nagród jubileuszowych i dodatków stażowych powinny odsyłać do aktualnej definicji okresu zatrudnienia.
Firmy, które mają opisane procesy kadrowe, przechodzą przez taką zmianę w tydzień. Reszta rozstrzyga każdą sprawę osobno i za każdym razem od początku. O tym, jak rozpoznać procesy wymagające uporządkowania, piszemy szerzej w tekście o procesach ludzkich blokujących wzrost firmy.
Najczęstsze pytania o staż pracy 2026
Czy pracodawca przelicza staż automatycznie?
Nie. Pracownik sam występuje o zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przez eZUS i przekazuje je pracodawcy wraz z wnioskiem o przeliczenie.
Do kiedy pracownik może dostarczyć dokumenty?
Ma 24 miesiące od dnia objęcia jego pracodawcy nowymi zasadami. W sektorze prywatnym termin biegnie od 1 maja 2026 roku i upływa 30 kwietnia 2028 roku.
Czy firma wypłaca wyrównania za poprzednie lata?
Co do zasady nie, ponieważ przeliczenie działa na przyszłość. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje na szczególną sytuację nagród jubileuszowych, jeśli po doliczeniu okresów pracownik nabył do nich prawo.
Czy etat i zlecenie w tym samym czasie liczą się podwójnie?
Nie. Pokrywające się okresy traktuje się jako jeden okres ubezpieczenia.
Czy chodzi o ten sam staż, co przy emeryturze?
Nie. Przepisy dotyczą stażu pracy potrzebnego do ustalenia uprawnień pracowniczych, nie stażu emerytalnego.
Co zrobić, gdy Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie potwierdzi okresu?
Pracownik może przedstawić inne dokumenty potwierdzające pracę w danym okresie.
Zmiany w prawie pracy zaskakują tylko firmy bez procesów
Nowe zasady liczenia stażu nie wymagają od zarządu wiedzy prawniczej. Wymagają decyzji, kto się tym zajmuje, i jednej wiadomości do zespołu. Firmy, które takie decyzje podejmują z wyprzedzeniem, traktują kolejne nowelizacje jako punkt w kalendarzu, a nie jako problem do ugaszenia.
Co miesiąc wysyłamy podsumowanie zmian w prawie pracy i praktyczne materiały dla zarządów oraz osób odpowiedzialnych za sprawy związane z HR. Zapisz się do newslettera HR Hints i miej najważniejsze terminy pod ręką, zanim przypomni o nich pierwszy wniosek pracownika.
Źródła
- Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Staż pracy na nowych zasadach, pytania i odpowiedzi.
- Zielona Linia, Działalność gospodarcza i umowa zlecenia wliczone do stażu pracy.
- Stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące pokrywających się okresów ubezpieczenia oraz przeliczania uprawnień.
.png)
