Rekrutacja na kluczowe stanowisko trwa za długo? Jak skrócić time-to-hire bez obniżania poprzeczki

Time to hire na kluczowe stanowisko wydłuża się najczęściej z powodów, które powstają jeszcze przed publikacją ogłoszenia: profil roli nie jest ustalony, nie wiadomo, kto podejmuje decyzję, wynagrodzenie zostaje uzgodnione dopiero po kilku rozmowach, a etapy procesu nie uwzględniają kalendarza osób decyzyjnych. W tych miejscach zarząd może skrócić rekrutację bez rezygnowania z rzetelnej weryfikacji kandydatów. W projekcie opisanym w naszym case study średni czas rekrutacji spadł ze 128 do 42 dni, a firma w tym samym czasie sprawdzała kandydatów dokładniej niż wcześniej.

Ile trwa rekrutacja na stanowisko kierownicze?

Time to hire to czas od pierwszego kontaktu z kandydatem lub jego aplikacji do przyjęcia oferty. Dla zarządu ważniejsza bywa szersza miara, czyli czas obsadzenia stanowiska, liczony od decyzji o rekrutacji do pierwszego dnia pracy nowej osoby. Raport eRecruiter „Rekrutacyjne KPI” za drugą połowę 2025 r. podaje, że średni czas od aplikacji do zatrudnienia w Polsce wynosi 33 dni, w zależności od branży od 28 do 44 dni. Obsadzenie stanowiska trwa średnio 50 dni, a w przypadku stanowisk menedżerskich 62 dni.

Te liczby opisują średnią. Case study rekrutacji, które opublikowaliśmy, zaczyna się od sytuacji znanej wielu zarządom: role otwarte od miesięcy, część obowiązków rozłożona na zarząd i zespół oraz przekonanie, że na rynku nie ma odpowiednich ludzi. Średni czas rekrutacji wynosił w tym projekcie na starcie 128 dni, czyli ponad cztery miesiące.

Dlaczego rekrutacja na kluczowe stanowisko trwa za długo?

Gdy analizujemy taki proces krok po kroku, przyczyny rzadko leżą w liczbie kandydatów. Częściej okazuje się, że kilka decyzji zarząd podejmuje w trakcie rekrutacji zamiast przed jej rozpoczęciem, a każda z nich może zatrzymać proces na tygodnie.

Profil roli powstaje w trakcie rozmów

Róża Szafranek, CEO HR Hints, szacuje, że trzy czwarte rekrutacji nie ma jasno określonych celów. Przy stanowisku kierowniczym oznacza to, że firma zaczyna szukać, zanim odpowie sobie na pytanie, co ma się zmienić dzięki nowej osobie. Zatrudnienie osoby zarządzającej zmienia sposób działania całej firmy: struktura zyskuje nowy poziom, a właściciel zaczyna przekazywać obowiązki, którymi dotąd zajmował się sam. Jeśli firma nie określi wymaganych kompetencji na starcie, łatwo wybierze świetnego specjalistę, który nie poradzi sobie z prowadzeniem ludzi, albo w połowie procesu zmieni wymagania i zacznie poszukiwania od nowa.

Nikt nie ma zarezerwowanego czasu na decyzję

W case study 128→42 jednym z czterech ograniczeń była dostępność hiring managerów. W firmie, która rozwija biznes, kalendarz osoby decyzyjnej jest zasobem rzadkim i to on częściej wydłuża proces niż samo pozyskiwanie kandydatów.

Wynagrodzenie ustala się po trzeciej rozmowie

Jeśli firma nie ustaliła widełek przed startem, decyzja budżetowa zapada dopiero wtedy, gdy pojawia się konkretny kandydat. Proces stoi, a kandydat czeka i w tym czasie może dostać inną propozycję. W projekcie 128→42 wynagrodzenia i benefity zostały dopasowane do rynku, zanim ruszyły rozmowy, a na liście kontrolnej z tego case study znalazł się pakiet, o którym firma może powiedzieć kandydatowi wprost.

Firma rekrutuje kilka ról naraz bez kolejności

Przy kilku otwartych stanowiskach firmy często uruchamiają wszystkie procesy równolegle. W case study 128→42 zespół HR Hints zaczął od planu zatrudnienia i struktury zespołu, a jako pierwszych zatrudnił managerów, którzy później sami prowadzili rekrutacje do swoich zespołów. Dzięki temu firma mogła stawiać trafne prognozy i obniżyć koszty operacyjne, a kolejne procesy prowadzili już ludzie, którzy mieli kierować nowymi zespołami.

Firma nie umie powiedzieć kandydatowi, dlaczego warto do niej dołączyć

Jeśli marka firmy nie jest rozpoznawalna na lokalnym rynku pracy, sama nazwa nie przyciągnie kandydatów, a firma, która nie umie opisać swojej propozycji, przegrywa z ofertami bardziej konkretnymi. W opisywanym projekcie firma była znana globalnie, ale nie w Polsce, dlatego jeszcze przed pierwszymi rozmowami powstała propozycja wartości dla kandydatów, oparta na wartościach spółki.

Konsekwencje długiego wakatu na stanowisku kierowniczym

Najbardziej widoczny koszt to obowiązki, które w czasie wakatu przejmuje zarząd albo zespół. W naszym wyliczeniu kosztu rekrutacji pracownika dla managera z wynagrodzeniem 18 000 zł brutto jeden dzień oczekiwania na obsadzenie stanowiska kosztuje firmę około 420 zł.

Drugi skutek jest mniej oczywisty, a zwykle droższy. Róża Szafranek zauważa, że po trzech miesiącach rekrutacji na stanowisko seniorskie skuteczność zatrudniania wyraźnie spada. Właściciele zmęczeni długimi poszukiwaniami zaczynają obniżać wymagania i zatrudniają w pośpiechu kogoś, kto nie był najlepszym kandydatem. Według danych HR Hints nietrafiona rekrutacja kosztuje średnio 12 wynagrodzeń zatrudnionej osoby, a firma musi przejść cały proces jeszcze raz.

Trzeci skutek dotyczy okresu po przyjęciu oferty. Między przyjęciem oferty a pierwszym dniem pracy istnieje ryzyko, że inna firma również zaproponuje kandydatowi pracę i cały proces trzeba będzie zaczynać od nowa. Dlatego w e-booku „7 procesów HR, których potrzebujesz, by skalować swoją firmę” opisujemy pre-onboarding, czyli regularny kontakt z nową osobą jeszcze przed jej startem.

Jak skrócić time to hire bez obniżania poprzeczki

Wszystkie poniższe decyzje zapadają przed publikacją ogłoszenia albo na samym początku procesu, więc zarząd może je podjąć, zanim pojawi się pierwszy kandydat.

Opisać, co ma się zmienić dzięki nowej osobie

Profil roli kierowniczej warto zacząć od pytania o efekt: za co nowa osoba odpowiada po sześciu miesiącach i jakie decyzje przejmuje od zarządu. Dopiero potem warto określić kompetencje. W HR Hints dzielimy je na trzy grupy: związane z rolą, interpersonalne i intrapersonalne. Jak sprawdzać każdą z nich, opisaliśmy w tekście o rekrutacji managera.

Wskazać jedną osobę, która podejmuje decyzję, i zarezerwować jej czas

Przy rekrutacji na kluczowe stanowisko pomaga ustalenie przed startem, kto podejmuje decyzję o zatrudnieniu i w których terminach ta osoba prowadzi rozmowy. Zablokowane z wyprzedzeniem okna w kalendarzu członka zarządu skracają proces bardziej niż dodatkowe kanały pozyskiwania kandydatów.

Ustalić widełki i pakiet przed pierwszą rozmową

Ustalone wcześniej widełki pozwalają od pierwszej rozmowy sprawdzić, czy oczekiwania kandydata mieszczą się w budżecie. Firma nie traci wtedy kilku tygodni na proces, który i tak zakończyłby się na etapie oferty.

Zaplanować etapy pod kompetencje, a nie pod zwyczaj

Liczba etapów ma wynikać z tego, jakie kompetencje firma musi sprawdzić. Każdy etap ma przypisaną osobę, kompetencję i formę spotkania. Wtedy łatwo zauważyć rozmowę, która niczego nowego nie sprawdza i tylko wydłuża proces.

Dobrać metody weryfikacji do roli

Skracanie rekrutacji nie wymaga rezygnacji z weryfikacji. W case study 128→42, równolegle ze skracaniem procesu, zespół wprowadził zadania praktyczne na żywo i dodatkowe sprawdzanie tożsamości kandydatów z kilkunastu krajów. Firma sprawdzała kandydatów dokładniej, a mimo to zatrudniała szybciej, bo każdy etap miał jasny cel.

Jak wyglądało to w praktyce

Spółka technologiczna z branży e-commerce budowała w Polsce oddział od zera. Na starcie średni czas rekrutacji wynosił 128 dni. Zespół HR Hints zaczął od struktury zespołu i planu zatrudnienia, w którym pierwszeństwo dostały role menedżerskie. Następnie przygotował propozycję wartości dla kandydatów, dopasował wynagrodzenia i benefity do lokalnego rynku oraz zaprojektował proces pod realną dostępność osób decyzyjnych. Po 11 miesiącach firma zatrudniała 50 osób, średni czas rekrutacji wynosił 42 dni, a średni koszt pozyskania pracownika spadł o 22 proc. Szczegóły opisaliśmy w case study rekrutacji ze 128 do 42 dni.

Ta sama kolejność decyzji działa przy jednej roli. W firmie technologicznej z ponad dwudziestoletnią historią, która szukała dyrektora sprzedaży dla 12 osób w trzech zespołach, profil roli od początku obejmował doświadczenie w sprzedaży doradczej i sposób pracy z zespołem. Kluczowe stanowiska kierownicze w tej firmie obsadziliśmy w niecałe dwa miesiące od rozpoczęcia projektu.

Co z tego wynika dla zarządu

Czas rekrutacji na kluczowe stanowisko zależy w dużej mierze od decyzji, które należą do zarządu: kogo i po co firma szuka, kto decyduje, ile firma może zapłacić i w jakiej kolejności obsadza role. Gdy te odpowiedzi są gotowe przed publikacją ogłoszenia, rekrutacja ma szansę zakończyć się przed momentem, w którym zmęczenie poszukiwaniami zaczyna wpływać na wybór.

Najczęstsze pytania o time to hire

Co to jest time to hire?

Time to hire to czas od aplikacji lub pierwszego kontaktu z kandydatem do przyjęcia przez niego oferty. Szersza miara, czyli czas obsadzenia stanowiska, obejmuje okres od decyzji o rekrutacji do pierwszego dnia pracy nowej osoby.

Ile trwa rekrutacja na stanowisko kierownicze?

Według raportu eRecruiter za drugą połowę 2025 r. obsadzenie stanowiska menedżerskiego trwa w Polsce średnio 62 dni, a wszystkich stanowisk 50 dni.

Jak przyspieszyć rekrutację bez ryzyka złego wyboru?

Przed startem procesu warto określić profil roli, wskazać osobę decyzyjną i zarezerwować jej czas, ustalić widełki wynagrodzenia oraz zaplanować etapy pod konkretne kompetencje. Te decyzje skracają proces bez ograniczania weryfikacji.

Co zrobić, gdy wakat na stanowisku kierowniczym trwa dłużej niż trzy miesiące?

Wrócić do profilu roli i warunków oferty, zanim firma obniży wymagania. Po trzech miesiącach rośnie ryzyko zatrudnienia w pośpiechu, a nietrafiona rekrutacja kosztuje średnio 12 wynagrodzeń zatrudnionej osoby.

Czy szybsza rekrutacja oznacza mniej dokładną weryfikację?

Nie musi. W projekcie, w którym średni czas rekrutacji spadł ze 128 do 42 dni, firma jednocześnie wprowadziła dodatkowe metody sprawdzania kandydatów.

Policz, ile kosztuje Was obecny czas rekrutacji

Ile kosztuje Was każdy dzień oczekiwania na obsadzenie roli, sprawdzicie w kalkulatorze efektywności rekrutacji. Jeżeli macie rekrutację na kluczowe stanowisko, która trwa dłużej, niż zakładaliście, możemy przejść przez nią razem i pokazać, gdzie proces się zatrzymuje. Umów konsultację albo zobacz ofertę rekrutacji HR Hints.