Rekrutacja managera: jak sprawdzić kompetencje, zanim złożysz ofertę?

Firma zatrudnia managera, który ma przejąć część obowiązków właściciela. Na rozmowie kandydat mówił swobodnie, znał branżowe pojęcia i sprawiał wrażenie osoby, która wie, jak prowadzić ludzi. Kilka miesięcy później właściciel znów zajmuje się sprawami, które miały przejść w ręce nowego managera. Do tego tłumaczy zespołowi decyzje, których nikt nie rozumie.

Zazwyczaj źródło problemu leży w sposobie, w jaki firma sprawdzała kandydata. Róża Szafranek, założycielka HR Hints, zwraca uwagę na prawidłowość widoczną w wielu firmach: im ważniejsza rekrutacja i im więcej od niej zależy, tym mniej w niej merytorycznej weryfikacji, a więcej błędów. Dotyczy to stanowisk strategicznych, ale też mniejszych firm. W zespole liczącym 15 osób nietrafione zatrudnienie oznacza zwykle większe problemy niż w organizacji, która ma 500 pracowników. Według danych HR Hints nieudana rekrutacja kosztuje średnio 12 wynagrodzeń zatrudnionej osoby.

Dlaczego rekrutacja managera „na wyczucie” zawodzi

Rozmowa prowadzona bez planu pokazuje przede wszystkim, jak kandydat opowiada o zarządzaniu. Osoby z wysokimi kompetencjami interpersonalnymi wypadają na takich spotkaniach dobrze, niezależnie od wyników, jakie osiągały w pracy. W rozmowie z INNPoland Róża Szafranek opisywała kandydatów, którzy w swojej pracy są przeciętni, a jednocześnie bardzo wysoko oceniają własne kompetencje i potrafią przekonująco o nich mówić. Często sami nie zdają sobie sprawy, że nie pasują do stanowiska, o które się ubiegają.

Do tego dochodzą błędy poznawcze po stronie osób, które oceniają kandydatów. W pracy z firmami najczęściej spotykamy:

• brandozę, czyli zachwyt nazwą poprzedniego pracodawcy: skoro kandydat pracował w dużej, znanej firmie, wydaje się, że na pewno jest świetny,
• efekt aureoli, w którym jedna mocna cecha, np. swoboda wypowiedzi, podnosi ocenę wszystkich pozostałych,
• szukanie „gotowego pracownika”, który od pierwszego dnia powtórzy w nowej firmie to, co robił w poprzedniej,
• samodzielne rekrutowanie znajomych i rodziny bez udziału osoby z zewnątrz.

Róża Szafranek przypomina też, że sukces w prowadzeniu dwóch firm nie gwarantuje, że kandydat powtórzy go po raz trzeci. Firmy często zatrudniają CV i markę poprzedniego pracodawcy, a pomijają pytanie, w jakim momencie zawodowym i życiowym kandydat jest dzisiaj. Więcej o typowych pomyłkach piszemy w tekście o błędach rekrutacyjnych.

Rekrutacja managera zaczyna się przed pierwszą rozmową

Według Róży Szafranek trzy czwarte rekrutacji nie ma jasno określonych celów. W przypadku managera brak celu jest szczególnie ryzykowny, bo zatrudnienie osoby zarządzającej zmienia sposób działania całej firmy. Struktura organizacyjna zyskuje nowy poziom, właściciel zaczyna przekazywać obowiązki, którymi dotąd zajmował się sam, a zespół potrzebuje kogoś z kompetencjami do prowadzenia ludzi. Jeśli firma nie określi tych kompetencji na starcie, łatwo wybierze świetnego specjalistę, który nie poradzi sobie z zarządzaniem.

Zanim ogłoszenie trafi do sieci, warto odpowiedzieć na pytanie, co ma się zmienić w firmie dzięki nowemu managerowi i jakich umiejętności to wymaga. W HR Hints dzielimy je na trzy grupy:

• kompetencje związane z rolą, czyli doświadczenie i wiedza potrzebne na danym stanowisku,
• kompetencje interpersonalne, które decydują o współpracy z innymi, np. o sposobie przekazywania informacji zwrotnej,
• kompetencje intrapersonalne, m.in. samoakceptacja, niezależność i asertywność.

Kto sprawdza kompetencje managera, kiedy i w jaki sposób

Lista kompetencji to dopiero połowa przygotowań. Przed startem procesu trzeba jeszcze ustalić cztery rzeczy: kto weryfikuje kandydata, które kompetencje sprawdza, na którym etapie i w jakiej formie, czyli online czy na miejscu i w jakim czasie.

Efektem może być prosty plan. Pierwsza osoba sprawdza doświadczenie związane z rolą podczas 45-minutowej rozmowy online. Druga weryfikuje kompetencje intrapersonalne w półtoragodzinnym spotkaniu online. Trzecia ocenia kompetencje interpersonalne na dwugodzinnym spotkaniu w biurze. Przy takim podziale nikt nie próbuje ocenić wszystkiego naraz, a każdą kompetencję sprawdza osoba, która wie, na co zwracać uwagę.

Jeśli zespół jest na to gotowy, proces można uzupełnić o spotkanie z przyszłymi współpracownikami. Kandydaci zwykle dobrze je odbierają, bo lepiej poznają zespół i kulturę firmy. Zespół z kolei może ocenić, jak kandydat odnajdzie się wśród nowych ludzi.

Pytania rekrutacyjne dla managerów: jak je zadawać

Dobre pytanie skłania kandydata do opowiedzenia o konkretnej sytuacji z przeszłości. Stosujemy trzy zasady: wszystkim kandydatom zadajemy te same pytania, jednym pytaniem sprawdzamy jedną rzecz, a każde pytanie osadzamy w kontekście. Podstawą weryfikacji pozostaje dopytywanie. Pierwsza odpowiedź rzadko mówi wszystko. Dopiero kolejne pytania pokazują, co kandydat faktycznie zrobił i jakie wnioski wyciągnął.

Przykładowe pytania rekrutacyjne dla managerów:

• Opowiedz o sytuacji, w której trzeba było przekazać komuś negatywną informację zwrotną. Co wtedy zadziałało, a co zrobiłbyś dziś inaczej?
• Opisz decyzję, którą trzeba było podjąć bez kompletu informacji. Jak do niej doszedłeś?
• Czy zdarzyło Ci się zmienić wcześniejszą decyzję? Jak poinformowałeś o tym zespół?
• Opowiedz o sytuacji, w której nie zgadzałeś się z czyjąś decyzją. Co zrobiłeś i co wydarzyło się później?
• Jak wyznaczałeś cele swojemu zespołowi i jak rozliczałeś ich realizację?
• Co robiłeś, gdy zespół nie osiągał założonych celów?

Oprócz treści odpowiedzi warto obserwować, jak szybko i w jaki sposób kandydat na nie odpowiada.

Nie skracaj procesu dla kandydata, który „na pewno się sprawdzi”

Najtrudniej zachować dyscyplinę wobec kandydata, o którym firma ma już wyrobione zdanie. W wywiadzie dla „My Company Polska” Róża Szafranek opowiadała o właścicielu firmy, dla której HR Hints prowadziło rekrutację na kilka stanowisk. Jedno z nich chciał wyłączyć z procesu, bo zamierzał zatrudnić osobę poleconą przez sąsiada. Na sugestię, że taką osobę też trzeba sprawdzić, zareagował oburzeniem, bo sąsiadowi ufał jak bratu. Róża rozumie tę potrzebę bezpieczeństwa u właściciela, na którym spoczywa niemal wszystko. Zwraca jednak uwagę, że osoba polecająca, nawet z najlepszymi intencjami, nie zna ani branży, ani firmy, więc nie oceni, czy kandydat do niej pasuje. A w rekrutacji chodzi właśnie o dopasowanie.

Podobny mechanizm działa przy samej rozmowie. Jeśli wszystkich kandydatów firma zaprasza do biura, a poleconego zabiera na dwugodzinny obiad w przyjemnej atmosferze, oceni go lepiej od innych, nawet gdy wypadnie słabiej. Dlatego z każdym kandydatem warto rozmawiać w tej samej formie i przez tyle samo czasu, a także nie pomijać etapów ani pytań tylko dlatego, że ktoś ma bogate doświadczenie. Po każdym spotkaniu zespół rekrutacyjny powinien podjąć decyzję „tak” lub „nie” wraz z uzasadnieniem, a następnego dnia spotkać się, żeby omówić ocenę.

Znaczenie mają także ramy czasowe. Wydłużanie rekrutacji nie podnosi jej skuteczności. Róża Szafranek zauważa, że po trzech miesiącach rekrutacji na stanowisko seniorskie skuteczność zatrudniania wyraźnie spada. Właściciele firm, zmęczeni długimi poszukiwaniami, często w końcu zatrudniają w pośpiechu kogoś, kto nie był najlepszym kandydatem.

Rekrutacja managera w praktyce: przykład z firmy technologicznej

Firma technologiczna z ponad dwudziestoletnią historią przez lata rosła organicznie. Kiedy ten model przestał wystarczać, zarząd postanowił oprzeć sprzedaż na rutynowych, powtarzalnych procesach. Firma potrzebowała dyrektora sprzedaży, który poprowadzi 12 osób w trzech zespołach i w przyszłości może wejść do zarządu.

Profil roli od początku obejmował dwie rzeczy: doświadczenie w sprzedaży doradczej oraz sposób pracy z zespołem. Firma szukała osoby wymagającej, która wyznacza cele i konsekwentnie rozlicza ich realizację, a jednocześnie potrafi słuchać potrzeb ludzi. Pod te kompetencje powstały pytania do rozmów, m.in. o organizację dotychczasowego zespołu, sposób wyznaczania celów i reakcję w sytuacji, gdy zespół ich nie osiąga. Kluczowe stanowiska kierownicze w tej firmie udało się obsadzić w niecałe dwa miesiące od rozpoczęcia projektu.

Jak HR Hints wspiera rekrutację managera

HR Hints to firma doradcza HR, która pracuje metodą Culturivy® i współpracowała z ponad 300 organizacjami. W rekrutacji działamy w modelu abonamentowym: do firmy dołącza osoba z naszego zespołu i prowadzi proces razem z przyszłym przełożonym kandydata. W ciągu trzech dni od startu przygotowujemy profil roli, etapy procesu, pytania, scenariusze rozmów i metody oceny kandydatów. Pierwsze rekomendacje kandydatów przedstawiamy w ciągu 14 dni. Nasza ekspertka lub ekspert uczestniczy w rozmowach i po każdej z nich przekazuje informację zwrotną. Narzędzia do weryfikacji kompetencji zostają w firmie po zakończeniu współpracy. W naszych wdrożeniach skracamy czas rekrutacji nawet trzykrotnie, czyli nawet o 86 dni.

Planujesz rekrutację managera? Umów bezpłatną 30-minutową konsultację. Już podczas pierwszej rozmowy dowiesz się, jak moglibyśmy poprowadzić proces w Twojej firmie i ile to kosztuje. Szczegóły współpracy znajdziesz na stronie oferty rekrutacji.

FAQ: rekrutacja managera

Jak sprawdzić, czy kandydat na managera umie zarządzać zespołem?

Najpierw trzeba określić, jakich kompetencji wymaga rola: związanych ze stanowiskiem, interpersonalnych i intrapersonalnych. Następnie każdą z nich przypisuje się do konkretnej osoby oceniającej i etapu procesu. Na rozmowie warto pytać o konkretne sytuacje z przeszłości, np. o przekazywanie negatywnej informacji zwrotnej czy rozliczanie celów zespołu, i dopytywać o szczegóły.

Ile etapów powinna mieć rekrutacja managera?

Proces powinien obejmować co najmniej wstępną rozmowę weryfikującą doświadczenie oraz spotkanie z osobą, która podejmuje decyzję o zatrudnieniu. Jeśli zespół jest na to gotowy, warto dodać spotkanie z przyszłymi współpracownikami. Liczba etapów ma wynikać z tego, jakie kompetencje trzeba sprawdzić.

Jakie pytania zadawać kandydatom na stanowiska kierownicze?

Najlepiej sprawdzają się pytania o konkretne sytuacje: jak kandydat wyznaczał cele i rozliczał ich realizację, co robił, gdy zespół ich nie osiągał, jak podejmował decyzje bez kompletu informacji i jak komunikował zmianę wcześniejszej decyzji. Wszyscy kandydaci powinni usłyszeć te same pytania.

Czy kandydata z polecenia trzeba sprawdzać tak samo jak pozostałych?

Tak. Osoba polecająca zwykle nie zna branży ani specyfiki firmy, więc nie oceni dopasowania kandydata. Polecony kandydat powinien przejść te same etapy, w tej samej formie i w tym samym czasie co pozostali.

Ile kosztuje nietrafiona rekrutacja?

Według danych HR Hints nieudana rekrutacja kosztuje średnio 12 wynagrodzeń zatrudnionej osoby.

Jak długo powinna trwać rekrutacja managera?

Wydłużanie procesu nie zwiększa jego skuteczności. Po trzech miesiącach rekrutacji na stanowisko seniorskie skuteczność zatrudniania wyraźnie spada. W procesach prowadzonych przez HR Hints pierwszych kandydatów rekomendujemy w ciągu 14 dni.