Jak zwolnić pracownika?

Zwolnienia to proces trudny dla wszystkich zaangażowanych w niego stron: przede wszystkim dla osób zwalnianych, ale również dla zwalniających oraz tych, którzy pozostają w firmie. Nierzadko zwolnienia, zwłaszcza grupowe, rzutują na funkcjonowanie czy wizerunek organizacji, wywołując kryzysy i niepotrzebne konflikty. Dlatego do zwolnień warto się odpowiednio przygotować wewnętrznie lub sięgnąć po profesjonalne wsparcie, jak jeden z klientów HR Hints.

O czym pracodawca musi pamiętać podczas zwalniania pracownika?

Pracodawca ma obowiązek działać zgodnie z przepisami prawa pracy, w tym także uwzględniać obowiązki wynikające z rodzaju umowy o pracę, takiej jak zawartej na czas nieokreślony lub czas określony. Ważne jest również prawidłowe wyliczenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę, który często zależy od stażu pracy danego pracownika.

Pracodawca powinien również uwzględnić aspekty formalne, takie jak rodzaj umowy, okres wypowiedzenia oraz sposób przekazania wypowiedzenia umowy o pracę. Każda decyzja o zwolnieniu pracownika powinna być poprzedzona analizą i dobrze przygotowaną strategią, także z uwzględnieniem możliwej reakcji pracownika czy ewentualności odwołania się do sądu pracy.

Jak przeprowadzić zwolnienie pracownika?

Katarzyna Mierzejewska, która w HR Hints wspiera firmy w zarządzaniu pracownikami i budowaniu silnej i pozytywnej kultury organizacyjnej, otrzymała od jednego z naszych klientów prośbę o wsparcie w zakresie przeprowadzenia zwolnień i odpowiedź na kilka pytań.

Szybko okazało się, że sytuacja firmy wymaga znacznie bardziej kompleksowego podejścia – wyjaśnia Kasia – Klient potrzebował m.in. szczegółowego planu przeprowadzania zwolnień, kryteriów wyboru osób do zwolnienia oraz strategii i harmonogramu komunikacji. Było to wyzwanie, które wymagało szybkiej i zdecydowanej reakcji, popartej ekspercką wiedzą i solidnym know-how – zaznacza Head of Interim Change Management.

Po zapoznaniu się ze szczegółami sytuacji i potrzebami organizacja, nasza ekspertka opracowała proces zwolnień podzielony na trzy etapy:

1. Przygotowanie do zwolnień
2. Dzień 0, czyli moment zwolnień
3. Komunikacja i działania po zwolnieniach

Etap pierwszy: przygotowanie do zwolnień

Przygotowania rozpoczęły się od spotkania z founderem, CEO oraz Chief of Staff. W trakcie tego spotkania omówione zostało, co dokładnie trzeba zrobić i w jakiej kolejności. Następnie Kasia stworzyła szczegółową checklistę, która miała stać się podstawą wszystkich działań (checklistę i inne przydatne wskazówki znajdziesz w e-booku widocznym po prawej stronie artykułu).

W ramach przygotowań przeprowadziłam warsztaty ze wszystkimi co-founderami oraz prawnikiem. W ich trakcie dokładnie omówiliśmy każdy punkt z przygotowanej przeze mnie checklisty, aby upewnić się, że wszystkie aspekty procesu są zrozumiałe i akceptowane przez osoby biorące w nim udział. Następnie odbyło się spotkanie ze wszystkimi headami działów, aby i oni mieli jasny obraz sytuacji oraz tego, co będzie się działo krok po kroku i mogli wyrazić swoje obawy oraz zgłosić ewentualne sugestie – wyjaśnia Kasia.

Na tym etapie istotne było również uwzględnienie zapisów kodeksu pracy i przygotowanie dokumentacji związanej z rozwiązaniem umowy o pracę. Zadbano o to, aby każdy pracownik otrzymał prawidłowo przygotowane wypowiedzenie, z określeniem okresu wypowiedzenia oraz przyczyną, czyli powodem zwolnienia. W przypadku niektórych osób zastosowano też zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, co było zgodne z zapisami umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony.

Etap drugi: dzień 0, czyli czas zwolnień

W dniu zwolnień, zwanym “dniem 0”, osoby wyznaczone po stronie Klienta przystąpiły do realizowania wypracowanego planu działania. Kasia, która odpowiadała za przygotowanie i wdrożenie planu zwolnień po stronie HR Hints była w gotowości, aby odpowiadać na pytania i wspierać proces. Klient mógł w każdej chwili poprosić o jej wsparcie za pośrednictwem Slacka – komunikatora internetowego, uzgodnionego jako najwygodniejsza dla Klienta forma kontaktu i używanego przez niego na co dzień do komunikacji wewnętrznej. W tym dniu zastosowano starannie zaplanowaną strategię komunikacyjną.

O 9:00 wszyscy pracownicy otrzymali na Slacku wcześniej opracowany komunikat informujący o nadchodzących zwolnieniach. Osoby, które miały być zwolnione, otrzymały zaproszenia na indywidualne spotkania między 10:00 a 13:00, a pracownicy pozostający w organizacji wiadomość o tym, że ich stanowiska nie są objęte zmianami. Ta jednolita i skoordynowana komunikacja miała na celu zminimalizowanie plotek i spekulacji wśród pracowników – zaznacza ekspertka.

Indywidualne spotkania z osobami wytypowanymi do zwolnień prowadzone były przez managerów, którzy wcześniej przeszli odpowiednie szkolenie i zostali przygotowani przez Katarzynę na różnego rodzaju możliwe scenariusze. Podczas tych rozmów, pracownicy otrzymywali wyczerpujące informacje na temat powodu zwolnienia, warunków rozwiązania umowy o pracę oraz dostępnych świadczeń.

O 14:00 odbyło się spotkanie całej firmy, podczas którego founder wziął na siebie odpowiedzialność za zaistniałą sytuację i wyjaśnił powody zwolnień oraz zapowiedział działania naprawcze. O 15:00 dyrektorowie spotkali się ze swoimi zespołami, aby omówić sytuację i odpowiedzieć na pytania pracowników – wyjaśnia Head of Interim Change Management.

Etap trzeci: komunikacja po zwolnieniach

Dzięki współpracy z HR Hints Klient był świadomy tego, że zaopiekowanie się pracownikami pozostającymi w firmie jest równie istotne, jak odpowiednie rozstanie się ze zwalnianymi pracownikami. Dlatego szczegółowo opracowana została także komunikacja po dniu zwolnień, która obejmowała:

• dostępność zarządu i managerów dla pracowników w razie pytań i wątpliwości,
• przeprowadzenie tzw. stay interviews, aby zrozumieć obawy i potrzeby pozostających pracowników,
• przedstawienie szczegółowego planu naprawczego na kolejnym spotkaniu całej firmy,
• regularne All Hands poświęcone poprawie sytuacji firmy.

Organizacja zadbała również o świadectwa pracy i formalne zakończenie każdego stosunku pracy. Ważne było też monitorowanie reakcji na poziomie zespołów - nie tylko na poziomie procesów, ale również emocji i atmosfery.

Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia eksperta podczas zwalniania pracowników?

Podejmując określony wysiłek i przeznaczając czas na odpowiednie przygotowanie organizacji do przeprowadzenia zwolnień, można przeprowadzić je we własnym zakresie. Należy jednak mieć na uwadze, że zarówno zwalniane osoby, jak i pracownicy pozostający w firmie mogą bardzo różnie reagować na zaistniałą sytuację, zwłaszcza, jeśli zespół jest młody, a managerowie odpowiedzialni za przeprowadzenie zwolnień nie mają odpowiedniego doświadczenia.

Dlatego często kluczowa w procesie jest rola zewnętrznego konsultanta, który potrafi przewidzieć najczęstsze scenariusze i odpowiednio przygotować na nie zespół biorący udział w rozwiązaniu stosunku pracy. W opisywanym przypadku rola Kasi jako konsultantki obejmowała:

• spotkanie z founderem, CEO i Chief of Staff w celu ustalenia struktury działań,
• stworzenie checklisty i przygotowanie narracji,
• warsztaty z co-founderami i prawnikiem,
• spotkania z headami działów, aby wszyscy zgadzali się z wdrażanymi działaniami,
• asynchroniczna praca nad wiadomościami i przygotowaniem do spotkań All Hands,
• przeprowadzenie próbnych spotkań (dry run) z founderami i kierownikami,
• bycie na tzw. standby cały dzień zwolnień.

Odpowiednio zaplanowany, wdrożony i przeprowadzony proces przygotowany przez HR Hints pozwolił przejść Klientowi przez niełatwą sytuację profesjonalnie, z zachowaniem szacunku dla zwalnianych pracowników i z odpowiednim zaopiekowaniem pracowników pozostających w strukturach firmy. Dodatkowo, zgodność z kodeksem pracy i dbałość o szczegóły formalne, takie jak rozwiązanie umowy, okres wypowiedzenia czy świadczenia należne pracownikom, pozwoliły uniknąć potencjalnych problemów w sądzie pracy oraz zapewniły przestrzeganie wszystkich istotnych przepisów prawa pracy.