Ile kosztuje przeprowadzenie zmiany w firmie i kto może się jej podjąć?

Właściciel firmy rzadko zaczyna od pytania o cenę. Zaczyna od obserwacji. Rekrutacja na kluczowe stanowisko ciągnie się czwarty miesiąc. Liderzy awansowali z zespołu i nikt nie ustalił, za co dokładnie odpowiadają. Decyzje, które miały zapadać piętro niżej, wracają na biurko zarządu. Ludzie odchodzą, a rozmowy o tym, dlaczego odeszli, nigdy się nie odbywają.

Każda z tych rzeczy z osobna wygląda na drobiazg do ogarnięcia w wolnej chwili. Razem tworzą sytuację, w której firma rośnie, a sposób zarządzania nią został taki sam jak przy dwudziestu osobach. Wtedy pojawiają się dwa pytania: ile kosztuje przeprowadzenie takiej zmiany i kto ma się nią zająć.

Ile kosztuje zmiana, której nikt nie przeprowadza

Najłatwiej policzyć to, co już wydajesz.

W jednej ze spółek technologicznych, z którymi pracowaliśmy, obsadzenie stanowiska zajmowało 128 dni. Ponad cztery miesiące, przez które zespół pracuje w niepełnym składzie, a osoby prowadzące rekrutację poświęcają na nią czas zamiast na swoje zadania. Po przebudowie procesu ten sam etap trwał 42 dni i w tym samym czasie powstał 50-osobowy oddział w Polsce. Opisaliśmy to szerzej w case study rekrutacji. W naszych wdrożeniach skracamy czas rekrutacji średnio o 80 dni.

Podobnie wygląda to po stronie kosztów operacyjnych. W innej organizacji uporządkowanie podziału obowiązków, struktury i sposobu raportowania liderów obniżyło koszty operacyjne o 15%. Nie dzięki cięciom, tylko dzięki temu, że ludzie przestali dublować swoją pracę. W kolejnej firmie ustawienie zależności między liderami oraz jasnych zasad rozliczania celów podniosło efektywność menedżerów 2,5-krotnie w pół roku.

Te liczby mówią przede wszystkim o stanie sprzed zmiany. Pokazują, ile organizacja płaciła za to, że zwlekała.

Kto przeprowadza taką zmianę

Firmy sięgają zwykle po jedno z trzech rozwiązań: zatrudniają kogoś na etat, kupują doradztwo albo próbują zrobić to same, obok bieżącej pracy.

Jest jeszcze czwarta możliwość, którą klienci znają najsłabiej. Interim manager to doświadczony menedżer, który wchodzi do firmy na określony czas, staje się częścią zespołu i bierze operacyjną odpowiedzialność za konkretny wynik. Nie przygotowuje rekomendacji do wdrożenia przez kogoś innego. Sam ustawia procesy, prowadzi trudne rozmowy, wdraża strukturę i zostaje do momentu, w którym zmiana zaczyna się utrzymywać bez niego. Więcej o samej roli piszemy w tekście o tym, czym zajmuje się interim manager.

Różnica wobec doradztwa jest prosta: konsultant zostawia raport, interim manager zostawia rozwiązany problem. Rozwijamy ten wątek w porównaniu konsultingu i Interim Change Managera. Różnica wobec etatu też jest wyraźna: taka osoba wchodzi z gotowym warsztatem, bez kilkumiesięcznego wdrożenia, i odchodzi, kiedy projekt się kończy.

W HR Hints pracują interim change managerowie, którzy prowadzą zmiany w firmach według metody Culturivy®. Rozliczają się z efektów co tydzień, więc zarząd nie musi kontrolować, czy praca postępuje. Opisaliśmy też trzy problemy biznesowe, z którymi firmy najczęściej po takie wsparcie sięgają.

Ile kosztuje interim manager i z czego składa się ta kwota

Na rynku nie istnieje jeden cennik, bo nie istnieje jedna rola. Na wycenę wpływa kilka rzeczy:

• poziom i zakres roli: uporządkowanie rekrutacji w jednym dziale to inna praca niż przebudowa struktury całej firmy,
• wymiar zaangażowania: ile dni w tygodniu ta osoba realnie pracuje u ciebie,
• czas trwania: kilka miesięcy przy jednym projekcie, dłużej przy transformacji obejmującej kilka zespołów,
• tryb pracy: czy interim manager działa sam, czy prowadzi twoich ludzi,
• zaplecze: pojedynczy freelancer wycenia swoją pracę, firma doradcza dokłada zespół, metodykę i doświadczenie z wielu wdrożeń.

Dlatego pytanie „ile kosztuje interim manager” ma sens dopiero po ustaleniu zakresu. My przygotowujemy wycenę po rozmowie o sytuacji firmy, a nie przed nią.

Modele rozliczeń, czyli za co dokładnie płacisz

Spotkasz się na rynku z czterema wariantami:

• stawka dzienna: płacisz za przepracowane dni, przy zmiennym natężeniu pracy koszt spada wraz z zaawansowaniem projektu,
• ryczałt miesięczny: stała kwota niezależnie od liczby dni, sprawdza się przy przewidywalnym zakresie,
• wycena projektowa: jedna kwota za realizację konkretnego zadania z określonym rezultatem,
• abonament: stała miesięczna opłata za dostęp do dedykowanej osoby i zespołu, który za nią stoi.

W HR Hints pracujemy w modelu abonamentowym. Kupujesz kompetencję i system działania, nie etat i nie godziny. Nikt nie liczy ci minut spotkań, bo rozliczamy się z tego, co udało się wdrożyć.

Interim manager a etat: jak policzyć, co się bardziej opłaca

Zestawienie samej stawki dziennej z dzienną pensją menedżera wypada na niekorzyść interimu. To jednak niepełny rachunek.

Po stronie etatu doliczasz: czas rekrutacji, koszt pracy osób, które ją prowadzą, wynagrodzenie z narzutami, okres wdrożenia, ryzyko nietrafionego wyboru oraz stały koszt, który zostaje po zakończeniu projektu. Po stronie interimu masz koszt zamknięty w czasie trwania współpracy i wejście do firmy bez onboardingu.

Rachunek robi się jeszcze prostszy, kiedy dołożysz do niego koszt czekania. Jeżeli obsadzenie stanowiska zajmuje kilka miesięcy, przez te miesiące zmiana i tak się nie dzieje, a problemy rosną.

Kiedy takie rozwiązanie się nie opłaca

Uczciwie: nie zawsze.

Jeżeli potrzebujesz stałych rąk do powtarzalnej pracy operacyjnej, zatrudnij człowieka na etat. Jeżeli oczekujesz analizy i rekomendacji, a wdrożenie chcesz zrobić samodzielnie, wystarczy ci doradztwo. Jeżeli zarząd nie zgadza się co do tego, że zmiana jest potrzebna, żaden menedżer z zewnątrz tego za was nie rozstrzygnie.

Interim manager sprawdza się wtedy, gdy zmiana ma się wydarzyć operacyjnie, w konkretnym czasie i z odpowiedzialnością za wynik po stronie osoby, która ją prowadzi.

Najczęstsze pytania

Kto to jest interim manager?

Interim manager to doświadczony menedżer, którego firma angażuje na określony czas do przeprowadzenia konkretnej zmiany. Wchodzi do organizacji, pracuje wewnątrz zespołu i odpowiada operacyjnie za wynik: poukładanie procesów, strukturę, sposób rozliczania ludzi z pracy. Zajmuje się tym, czego nikt wewnątrz nie ma czasu ani mandatu zrobić, i zostaje do momentu, w którym nowy sposób pracy utrzymuje się bez niego. Firmy sięgają po takie wsparcie przy szybkim wzroście, po odejściu kluczowego menedżera, przy restrukturyzacji albo wtedy, gdy założyciel chce wyjść z bieżącej operacji.

Ile kosztuje interim manager w Polsce?

Cena zależy od zakresu roli, wymiaru zaangażowania i długości współpracy. Rozliczenie przyjmuje formę stawki dziennej, ryczałtu, wyceny projektowej albo abonamentu. Konkretną kwotę podajemy po rozmowie o sytuacji firmy.

Czym różni się interim manager od konsultanta?

Konsultant analizuje i rekomenduje. Interim manager wchodzi do organizacji, pracuje z zespołem i odpowiada za wdrożenie oraz jego rezultat.

Jak zoptymalizować koszty w firmie?

Zacznij od miejsc, w których ludzie wykonują tę samą pracę dwa razy albo czekają na cudzą decyzję. W jednej ze spółek, z którymi pracowaliśmy, uporządkowanie podziału obowiązków, struktury i sposobu raportowania liderów obniżyło koszty operacyjne o 15%. Bez zwolnień i bez cięcia budżetów. Zwykle najwięcej odzyskuje się na czterech rzeczach: jasnej odpowiedzialności za decyzje, ograniczeniu spotkań bez celu, likwidacji zadań dublowanych przez kilka zespołów oraz skróceniu procesów, które ciągną się miesiącami. Rekrutacja jest tego dobrym przykładem: skracamy jej czas średnio o 80 dni, a każdy z tych dni oznacza pracę zespołu w niepełnym składzie. Szerzej opisujemy to w tekście o optymalizacji kosztów od strony procesowej.

Jak wprowadzić oszczędności kosztów w firmie?

Najpierw policz, co realnie kosztuje obecny sposób pracy: czas menedżerów zajętych rekrutacją i gaszeniem spraw operacyjnych, długość obsadzania stanowisk, koszt odejść i ponownego wdrażania ludzi. Potem wybierz jeden obszar i zmień go do końca, zamiast poprawiać kilka naraz. Trzeci krok decyduje o trwałości: ustal, kto pilnuje nowych zasad i po czym poznacie, że działają. Oszczędności rozchodzą się zwykle nie dlatego, że plan był zły, tylko dlatego, że po kilku tygodniach zespół wraca do starych nawyków.

Na jak długo zatrudnia się interim managera?

Zwykle na kilka miesięcy, w zależności od zakresu zmiany. Współpraca kończy się, kiedy nowy sposób pracy działa bez wsparcia z zewnątrz.

Czym jest abonament HR?

To stała miesięczna opłata za dostęp do dedykowanego menedżera i zespołu, który za nim stoi, wraz z cotygodniowym rozliczeniem z efektów pracy.

Czy interim manager zastępuje dział HR?

Jeżeli masz zespół HR, interim manager pracuje z nim i podnosi jego kompetencje. Jeżeli go nie masz, prowadzi sprawy związane z zespołem samodzielnie i pokazuje, jak je poukładać na przyszłość.

Porozmawiajmy o twojej sytuacji

Umów bezpłatną 30-minutową rozmowę. Opowiesz, co w firmie przestało działać, a my powiemy, jakiego zakresu pracy to wymaga i ile taka zmiana kosztuje.