Pilotaż skróconego czasu pracy: pierwsze wnioski dla pracodawców

Skrócony czas pracy przestał być w Polsce tematem konferencyjnym. Od 1 stycznia 2026 roku testuje go w praktyce 80 pracodawców, a rozwiązaniami objęto blisko 5 tysięcy pracowników. Pełne wyniki poznamy dopiero w 2027 roku, ale po pierwszym półroczu uczestnicy mówią wystarczająco dużo, żeby wnioski wyciągnęły także firmy spoza programu.

Na czym polega pilotaż skróconego czasu pracy?

Program „Skrócony czas pracy: to się dzieje!” prowadzi Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Do naboru zgłosiły się 1994 przedsiębiorstwa i instytucje, a resort zakwalifikował 90 pracodawców, czyli niecałe 5 procent aplikujących. Ostatecznie umowy podpisano z 80 podmiotami: 40 prywatnymi i 40 publicznymi. Pula wsparcia wynosi 50 mln zł, maksymalnie 1 mln zł na projekt i nie więcej niż 20 tys. zł na jednego pracownika.

Mechanizm jest dwustopniowy. Od stycznia do czerwca 2026 roku pracodawcy skracali czas pracy o 10 procent, czyli do około 36 godzin tygodniowo. Od lipca do grudnia skracają go o 20 procent, do mniej więcej 32 godzin. Wynagrodzenia i warunki zatrudnienia nie mogą się pogorszyć, a zatrudnienie ma pozostać na poziomie co najmniej 90 procent stanu początkowego. Model wybiera sam pracodawca w porozumieniu z załogą: wolne piątki, krótsze dniówki, dodatkowe dni wolne w miesiącu albo warianty mieszane.

Podsumowanie projektu zakończy się najpóźniej 15 maja 2027 roku i dopiero wtedy ministerstwo upubliczni wyniki. W kwietniu 2026 roku powstał też Zespół do spraw Skróconego Czasu Pracy, który monitoruje przebieg programu.

Co sprawdziło się w pierwszym półroczu?

Najciekawsze jest to, czego uczestnicy nie zauważyli. Prezes spółki prowadzącej port jachtowy skrócił dniówkę najpierw do 6 godzin 45 minut, potem do 7 godzin 30 minut, i ocenił, że „różnica 30 minut była niemal niezauważalna”. Klienci zmiany nie odczuli, a pracownicy sami przeorganizowali obowiązki.

Podobnie brzmi relacja spółki wodociągowej, która objęła pilotażem całą załogę. W pierwszym półroczu oznaczało to 13 dni roboczych mniej, w drugim 26. Firma monitoruje terminowość usług, skuteczność usuwania awarii, absencję, koszty oraz poziom stresu, a po pierwszym kwartale sformułowała ostrożny wniosek: „Mniej czasu pracy nie oznacza mniej wykonanej pracy”.

Powtarzają się trzy efekty. Pracodawcy notują mniej zwolnień lekarskich, lepsze planowanie obowiązków i większą dyscyplinę w wykonywaniu zadań. Skrócenie tygodnia wymusiło też inwestycje w technologie: systemy kolejkowe, powiadomienia SMS, rejestratory czasu pracy i narzędzia przejmujące część obsługi administracyjnej. W małej firmie eventowej zespół wykonuje ten sam zakres pracy z tą samą skutecznością, ale nastroje w firmie się poprawiły, a ludzie przeszli na model zadaniowy zamiast rozciągać zadania na cały dzień.

Gdzie pojawiły się problemy?

Pilotaż odsłonił też koszty, których nie widać w komunikatach prasowych.

Kumulacja nieobecności. Fundacja, która wprowadziła dodatkowy dzień wolny co dwa tygodnie, zgłosiła ministerstwu, że dzień wolny w połączeniu z urlopami i zwolnieniami lekarskimi zaczyna piętrzyć problem z obsadą. Organizacja rozważa zatrudnienie dodatkowej osoby na zlecenie.

Wszyscy wolni tego samego dnia. Firma e-commerce ustanowiła wolne piątki i szybko zauważyła, że brak ludzi w piątki bywa kłopotliwy przy nagłych zdarzeniach. Utrzymanie modelu wymagałoby rotacji dni wolnych.

Obciążenie kadry kierowniczej. W tej samej fundacji nadgodzin kierownictwa się nie rozlicza, a przy mniejszej obsadzie ci ludzie pracują więcej.

Sprawozdawczość. Mniejsi uczestnicy przyznają, że nigdy wcześniej nie mierzyli efektywności w sposób sformalizowany, a wdrożenie monitorowania godzin i procesów pochłonęło im sporo czasu. Producent opakowań dodaje, że dofinansowanie nie pokrywa w pełni kosztów dodatkowych płatnych dni wolnych, i traktuje udział w programie jako inwestycję w atrakcyjność miejsca pracy.

Dlaczego samo skrócenie godzin nie wystarczy?

Wnioski z pilotażu układają się w jedną obserwację: krótszy tydzień działa tam, gdzie ktoś wcześniej uporządkował sposób pracy. Róża Szafranek, założycielka HR Hints, mówiła o tym w podcaście „zaTASKowani 2” w styczniu 2026 roku: „Skrócenie czasu pracy jest jak pójście na Mount Everest w klapkach”. Bez skrócenia spotkań, uproszczenia procesów i zmiany stylu zarządzania krótszy dzień oznacza po prostu gęstszy dzień. Szafranek przywołuje organizacje, które zmniejszyły zespoły nawet o jedną trzecią i nie odnotowały spadku wyników. Zostaje pytanie, co te zespoły robiły wcześniej przez pozostałe godziny.

Skala marnotrawstwa bywa mierzalna. Trzygodzinne spotkanie dziesięciu osób potrafi kosztować firmę 100 tysięcy złotych. Do tego dochodzi praca, która nie kończy się wraz z wyjściem z biura: ponad 73 procent Polaków sprawdza służbową pocztę poza godzinami pracy, a co trzeci robi to kilka razy dziennie (badanie Focus on Business i Pro Progressio).

Czego uczą pilotaże z innych krajów?

Islandzki eksperyment objął blisko 2500 osób i ograniczył tydzień pracy z 40 do 35 lub 36 godzin bez obniżenia pensji. Produktywność utrzymała się lub wzrosła, a równowaga między pracą a życiem prywatnym wyraźnie się poprawiła. W największym brytyjskim pilotażu 4-dniowego tygodnia pracy większość firm została przy krótszym modelu na stałe, notując mniej wypalenia i wyższe zadowolenie zespołów. Microsoft w Japonii przy eksperymencie „Work Life Choice Challenge” odnotował około 40-procentowy wzrost produktywności.

Polski rynek dopiero to weryfikuje. Według raportu Hays Poland z maja 2025 roku 55 procent badanych specjalistów i menedżerów uważa, że Polska jest gotowa na skrócenie standardowego wymiaru czasu pracy.

Co z tego wynika dla pracodawcy spoza pilotażu?

Nie trzeba czekać na raport ministerstwa, żeby wykorzystać te wnioski. Sześć kroków, które można zrobić własnymi siłami:

1. Zmierz punkt wyjścia. Uczestnicy pilotażu, którzy wcześniej nie mieli mierników, stracili miesiące na ich budowanie. Ustal 3 do 5 wskaźników przed jakąkolwiek zmianą. Pomocna będzie lista wskaźników efektywności w HR.
2. Przejdź przez kalendarz zarządu i managerów. Policz koszt cyklicznych spotkań i zdecyduj, które z nich zniknie.
3. Zmapuj procesy, zanim skrócisz godziny. Krótszy dzień nie naprawi procesu, który wymaga trzech akceptacji tam, gdzie wystarczy jedna. Zacznij od mapowania procesów biznesowych i optymalizacji procesów pod efektywność.
4. Zaplanuj obsadę na dni wolne. Rotacja dni wolnych zamiast jednego wspólnego piątku rozwiązuje większość problemów z ciągłością.
5. Ustal zasady na styku z urlopami i L4. To pytanie wraca u każdego uczestnika pilotażu.
6. Przetestuj na jednym zespole. Miesiąc w jednym dziale powie więcej niż rok dyskusji. Warto przy tym korzystać z zasad skutecznego zarządzania zmianą.

Skrócony czas pracy to test dojrzałości organizacji, nie decyzja kadrowa. Jeśli chcesz sprawdzić, ile godzin w Twojej firmie pochłaniają spotkania i procesy, od których nikt nie zależy, zacznij od diagnozy efektywności pracy.

FAQ

Czy skrócony czas pracy obowiązuje już wszystkich pracodawców?
Nie. Pilotaż nie zmienia przepisów Kodeksu pracy i dotyczy wyłącznie podmiotów, które podpisały umowę z ministerstwem.

O ile skraca się czas pracy w pilotażu?
O 10 procent w pierwszym półroczu 2026 roku i o 20 procent w drugim, przy zachowaniu dotychczasowego wynagrodzenia.

Kiedy poznamy wyniki pilotażu skróconego czasu pracy?
Podsumowanie projektów kończy się najpóźniej 15 maja 2027 roku. Ministerstwo zapowiedziało publikację wyników w 2027 roku, po analizie sprawozdań i ankiet kwartalnych.

Czy 4-dniowy tydzień pracy to jedyny testowany model?
Nie. Uczestnicy testują też krótsze dniówki, dodatkowe dni wolne w miesiącu, modele hybrydowe i elastyczne rozliczanie godzin.

Czy firma spoza pilotażu może skrócić czas pracy?
Tak. Kodeks pracy określa maksymalne normy, więc pracodawca może wprowadzić korzystniejsze zasady w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym. Warunki warto skonsultować z prawnikiem.

Od czego zacząć, jeśli rozważamy krótszy tydzień pracy?
Od pomiaru obecnej efektywności i przeglądu procesów. Doświadczenia uczestników pilotażu pokazują, że firmy bez wcześniejszych mierników nie potrafią ocenić skutków zmiany.

Źródła: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (gov.pl), Dziennik Gazeta Prawna, XYZ.pl (maj 2026), Interia Biznes i money.pl (lipiec 2026), podcast „zaTASKowani 2” Zwierciadła (styczeń 2026), Hays Poland (maj 2025), Focus on Business i Pro Progressio. Stan na 7 września 2026 roku.