Umowy B2B w firmie: jakie ryzyko bierze zarząd w 2027?

Jesienią zarządy układają budżety osobowe na kolejny rok. W wielu firmach, z którymi pracujemy, część kosztów ludzi nie przechodzi przez listę płac, tylko przez faktury: handlowcy, specjaliści IT, managerowie projektów i dyrektorzy współpracują na umowach B2B. Do niedawna była to głównie kwestia kosztu i elastyczności. Od 8 lipca 2026 r. to także kwestia ryzyka, które warto policzyć przed zamknięciem budżetu na 2027 rok.

Poniżej opisujemy, jakie ryzyko umów B2B bierze dziś zarząd, co pokazują pierwsze miesiące stosowania nowych przepisów i od których umów warto zacząć przegląd. Stan prawny na 2 listopada 2026 r.

Co zmieniło się w ocenie umów B2B od lipca 2026 roku

Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473) obowiązuje od 8 lipca 2026 r. Definicja stosunku pracy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy pozostała taka sama. Zmieniła się procedura. Wcześniej o tym, czy umowa cywilnoprawna jest w rzeczywistości etatem, rozstrzygał sąd. Dziś inspektor pracy może w toku kontroli wydać polecenie potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, a jeśli firma go nie wykona, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy albo skierować sprawę do sądu.

Od decyzji obu stronom przysługuje odwołanie do sądu. Gdy brakuje dowodów co do warunków zatrudnienia, decyzja przyjmuje wartości domyślne: umowę na czas nieokreślony, pełny etat i minimalne wynagrodzenie. Za wykroczenia przeciwko prawom pracownika grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł. Szczegółowy przebieg kontroli opisaliśmy w tekście Kontrola PIP przy umowach B2B.

Jak wygląda ryzyko umów B2B w praktyce

Pierwsze dane pokazują, że inspekcja korzysta z nowych uprawnień. Według komunikatu PIP z 18 sierpnia 2026 r. od 8 lipca do 13 sierpnia wpłynęło 690 skarg i wniosków dotyczących nieprawidłowego wyboru umowy cywilnoprawnej, a inspektorzy wydali 121 poleceń potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W październiku media prawnicze, powołując się na dane Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, informowały o ponad 600 poleceniach wydanych w pierwszych trzech miesiącach, z których większość firmy wykonały.

Ta ostatnia liczba jest dla zarządu najważniejsza. Większość spraw nie kończy się decyzją administracyjną, bo firmy zmieniają umowy już na etapie polecenia. Ryzyko umów B2B nie polega więc głównie na długim sporze z urzędem. Polega na tym, że w ciągu kilku tygodni kontroli firma może być zmuszona zatrudnić na etat osoby, których koszt zaplanowała w budżecie jako stałą fakturę.

Dlaczego ryzyko umów B2B trafia do budżetu na 2027 rok

Przekształcenie kontraktu w umowę o pracę zmienia strukturę kosztu. Pracodawca zaczyna płacić własne składki, które przy standardowej stopie składki wypadkowej wynoszą 20,48% wynagrodzenia brutto, a do tego dochodzą płatny urlop, okresy wypowiedzenia i wynagrodzenie za czas choroby. Pełne wyliczenie pokazaliśmy w tekście o koszcie zatrudnienia pracownika w 2027 roku.

Do tego dochodzą zaległości. Dobrowolna korekta umowy zawartej przed 8 lipca 2026 r., przeprowadzona do 8 lipca 2027 r., chroni firmę przed karą grzywny. Nie umarza jednak zaległych składek ani podatków, a ZUS i urząd skarbowy mogą ich dochodzić na podstawie własnych uprawnień. Zarząd, który planuje budżet na 2027 rok bez tej pozycji, zakłada w praktyce, że żadna z umów nie zostanie zakwestionowana.

Które umowy B2B warto przejrzeć w pierwszej kolejności

Inspektor ocenia, jak współpraca wygląda na co dzień, a nie tylko, co zapisano w umowie. Mec. Justyna Gunia z kancelarii GWW szacowała podczas panelu Think Tank The Company, że treść umowy to około 20% oceny. Z naszych obserwacji wynika, że najwięcej pytań budzą cztery sytuacje:

• kilka osób na B2B i na etacie wykonuje tę samą pracę w ten sam sposób, w tych samych godzinach i w tych samych narzędziach,
• kontraktor dostaje stałą kwotę niezależnie od efektu, a jego przerwy firma obsługuje w tym samym systemie wniosków urlopowych co etatowców,
• po przyjęciu zadania manager na bieżąco decyduje, jak, gdzie i kiedy praca ma powstać,
• osoba na B2B formalnie może wyznaczyć zastępcę, ale nikt nigdy tego nie zrobił i nikt nie wie, co by się wtedy stało.

Kontrakt menedżerski na B2B pozostaje dopuszczalny, także wtedy, gdy manager kieruje zespołem etatowym. Ryzyko rośnie wtedy, gdy zamiast rozliczać go z wyniku, zarząd zarządza nim jak pracownikiem: wyznacza godziny obecności i zatwierdza każdy krok.

Co zwykle działa: przegląd sposobu zarządzania, nie tylko dokumentów

Przegląd ryzyka umów B2B warto zacząć od listy wszystkich osób na kontraktach i podziału na trzy grupy: współprace, które bronią się w praktyce, takie, które wymagają zmiany sposobu zarządzania, i takie, które lepiej przenieść na etat. Dla drugiej grupy najważniejsze jest przestawienie relacji na rezultat: cel, zakres odpowiedzialności, termin, standard jakości i stały moment odbioru pracy. Informacja zwrotna dotyczy wtedy efektu, a nie sposobu wykonania.

Dla trzeciej grupy decyzja jest finansowa i organizacyjna. Warto ją podjąć teraz, policzyć w budżecie i przeprowadzić rozmowy z ludźmi spokojnie, zanim zrobi to za firmę inspektor. Dla zarządu to ten sam rodzaj pytania, który pojawia się przy planie zatrudnienia: kogo i w jakiej formie potrzebujemy na tym etapie rozwoju firmy. To pytanie wróci w grudniu podczas konferencji Kwartał Zero, w sesji „Dobór ludzi do etapu rozwoju firmy”. Zobacz program konferencji Kwartał Zero.

Wnioski

Ryzyko umów B2B w 2027 roku to przede wszystkim ryzyko budżetowe. Większość spraw kończy się na poleceniu inspektora i zmianie umowy, ale nawet taki scenariusz oznacza nowe koszty i zaległości, których firma nie zaplanowała. Warto uporządkować ten obszar przed zamknięciem budżetu, a okres do 8 lipca 2027 r. wykorzystać na dobrowolne korekty tam, gdzie współpraca nie broni się w praktyce.

Najczęstsze pytania o ryzyko umów B2B

Czy PIP może sama zmienić umowę B2B w umowę o pracę?

Inspektor wydaje polecenie potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Jeśli firma go nie wykona, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy albo skierować sprawę do sądu pracy. Od decyzji przysługuje odwołanie.

Czy dobrowolna zmiana umowy chroni przed konsekwencjami?

Korekta umowy zawartej przed 8 lipca 2026 r., przeprowadzona do 8 lipca 2027 r., chroni przed karą grzywny. Nie umarza zaległych składek ani podatków.

Czy decyzja inspektora działa wstecz?

Co do zasady umowa o pracę powstaje z datą decyzji. Jeśli jednak firma rozwiąże umowę cywilnoprawną w toku kontroli, datą zawarcia umowy o pracę staje się dzień rozpoczęcia kontroli. Sąd pracy może ustalić stosunek pracy także za wcześniejszy okres.

Czy manager może współpracować z firmą na B2B?

Tak, kontrakt menedżerski jest dopuszczalny. Znaczenie ma to, czy manager rzeczywiście odpowiada za wynik i sam organizuje swoją pracę, czy zarząd zarządza nim jak pracownikiem etatowym.

Od czego zacząć przegląd umów B2B?

Od listy wszystkich osób na kontraktach i porównania ich codziennej pracy z pracą osób na etacie na podobnych stanowiskach. Najwięcej ryzyka niosą sytuacje, w których obie grupy pracują tak samo.

Porozmawiajmy o Waszym budżecie na 2027 rok

Zapraszamy na konferencję Kwartał Zero, 10–11 grudnia w Warszawie. Rozmawiamy o tym, jak przełożyć plan na 2027 rok na pracę ludzi, w tym o doborze zespołu do etapu rozwoju firmy. Zobacz program i bilety.

Jeżeli przegląd umów B2B jest dziś u Was pilny, możemy pokazać, jak przeprowadzały go firmy o podobnej skali, od strony zarządzania i we współpracy z prawnikami. Umów konsultację.