Kontrola PIP przy umowach B2B: jak przebiega i co naprawdę sprawdza inspektor?

Podczas sierpniowego warsztatu, na którym eksperci HR Hints prowadzili pokoje tematyczne, padło pytanie, które często słyszymy także od klientów. Czy osoba współpracująca na B2B powinna wystawiać faktury innym firmom, żeby współpraca nie przypominała etatu?

Róża Szafranek, CEO HR Hints, odpowiedziała przykładem z kontroli z ostatnich tygodni. Współpraca miała w tej sprawie typowo pracowniczy charakter, a kontraktor rzeczywiście wystawiał faktury także innym podmiotom. Inspektor uznał to zróżnicowanie za pozorne i skupił się na tym, jak praca wyglądała na co dzień. Według Róży znacznie mocniejszym argumentem od listy klientów jest wynagrodzenie, którego wysokość zmienia się razem z wykonaną pracą.

Ta sytuacja dobrze pokazuje, jak działa kontrola PIP przy umowach B2B w 2026 roku. Inspektor ocenia fakty, a formalne argumenty szybko tracą wagę. HR Hints towarzyszy obecnie klientom w dwóch takich kontrolach, od strony sposobu zarządzania i we współpracy z prawnikami. Poniżej zebraliśmy to, co wiadomo po pierwszych tygodniach stosowania nowych przepisów: dane Państwowej Inspekcji Pracy, przebieg kontroli i praktyczne wnioski dla firm, które współpracują z kontraktorami.

Stan na 15 września 2026 r.

Kontrola PIP w liczbach: pierwsze tygodnie po reformie

Nowe uprawnienia inspekcji obowiązują od 8 lipca 2026 r. W komunikacie z 18 sierpnia PIP podsumowała pierwsze tygodnie ich stosowania:

• 690 skarg i wniosków dotyczących nieprawidłowego wyboru umowy cywilnoprawnej wpłynęło od 8 lipca do 13 sierpnia. Od początku roku było ich 1794, a w analogicznym okresie ubiegłego roku 619.
• Ponad 100 kontroli w tym zakresie podjęli inspektorzy pracy, z czego 35 zakończyli.
• 121 pisemnych poleceń potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę wydali w sprawach, w których zakwestionowali formę współpracy.
• 201 przypadków dobrowolnej zmiany umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę odnotowali do 6 sierpnia, zanim inspektor dokonał szczegółowych ustaleń.

Z komunikatu wynikają jeszcze trzy informacje ważne dla pracodawców. Większość skarg dotyczy umów zlecenia i umów o świadczenie usług. PIP nie wskazuje branży, w której skargi przeważają: pochodzą z sektora prywatnego i publicznego, z małych i bardzo dużych firm, z usług, handlu, produkcji, podmiotów leczniczych i sieci gastronomicznych. Główny Inspektor Pracy Janusz Krasoń zaznaczył też, że znaczna część skarg dotyczy współpracy zakończonej przed 8 lipca, do której nowych narzędzi nie da się zastosować.

Do połowy sierpnia żadna sprawa nie doszła do etapu decyzji okręgowego inspektora pracy. Ponad sto poleceń oznacza jednak, że wiele firm musiało już zmienić sposób współpracy z konkretnymi osobami.

Jak przebiega kontrola PIP przy umowach B2B

Kontrola może wynikać ze skargi osoby współpracującej z firmą, z analizy ryzyka albo z innych informacji, które trafiają do inspekcji. Etapy opisujemy na podstawie ustawy, komunikatów PIP i doświadczeń mec. Justyny Guni z kancelarii GWW, która w ostatnich miesiącach przeprowadziła ponad 60 audytów współpracy B2B.

Etap 1: kontakt z inspektorem i dokumenty

Kontrola nie wymaga wizyty w biurze. Nowe przepisy pozwalają prowadzić ją zdalnie, np. przez Microsoft Teams. Inspektor może żądać szerokiego zakresu materiałów: akt osobowych, ewidencji czasu pracy, raportów, notatek, maili i wydruków związanych ze świadczeniem usług. Mec. Gunia zwracała uwagę, że wgląd może obejmować także firmowe komunikatory, np. Slack czy WhatsApp.

Tempo reakcji inspekcji mec. Gunia określiła jako raczej tygodnie niż dni. Szybciej PIP działa wobec firm, na które wpływa wiele skarg.

Etap 2: rozmowy z ludźmi

Inspektor może przesłuchać każdą osobę w firmie, nie tylko kontraktora. Typowy scenariusz dotyczy dwóch osób, które wykonują tę samą pracę: jednej na etacie i drugiej na B2B. Rozmowa nie zawsze ma formalny charakter. Róża Szafranek opisywała sytuację, w której inspektor zatrzymuje na korytarzu osobę współpracującą na B2B i pyta, w jakich godzinach wykonuje zadania. Szczegóły tej sceny przytoczyliśmy w tekście Zmiany w prawie pracy 2026 i 2027: kalendarz pracodawcy.

Etap 3: wysłuchanie stron i polecenie

Jeśli inspektor uzna, że w relacji przeważają cechy stosunku pracy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, umożliwia stronom zajęcie stanowiska, a następnie wydaje pisemne polecenie z terminem wykonania w toku kontroli. Dopiero niewykonanie polecenia pozwala okręgowemu inspektorowi pracy wszcząć postępowanie i wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy albo skierować sprawę do sądu pracy. Od decyzji obu stronom przysługuje odwołanie do sądu w terminie miesiąca od doręczenia.

Decyzji nie wydaje więc inspektor prowadzący kontrolę, tylko okręgowy inspektor pracy. Firma ma po drodze co najmniej dwa momenty, w których może przedstawić swoje stanowisko i dowody: przed wydaniem polecenia i w postępowaniu poprzedzającym decyzję.

B2B a etat: co inspektor ocenia w codziennej praktyce

Test czterech pytań i przegląd współpracy w ośmiu obszarach opisaliśmy w kalendarzu zmian w prawie pracy. Tutaj zebraliśmy mniej oczywiste wnioski z panelu z udziałem mec. Guni i z pierwszych interpretacji Głównego Inspektora Pracy.

• Zróżnicowanie zadań zmniejsza ryzyko. Jeśli 30 osób na B2B wykonuje 30 różnych zadań eksperckich, sytuacja jest bezpieczniejsza niż wtedy, gdy wszystkie robią to samo w ten sam sposób. W drugim przypadku inspektorowi łatwiej dostrzec analogię do etatu.
• Powtarzalność współpracy sama niczego nie przesądza. Kolejne projekty u tego samego klienta nie świadczą o stosunku pracy. Znaczenie ma podporządkowanie.
• Zastępstwo nie zawsze jest konieczne. Realna możliwość wysłania innej osoby wzmacnia model B2B, ale część specjalizacji wymaga osobistego wykonania i mec. Gunia uznaje to za dopuszczalne.
• Stała kwota niezależna od efektu zbliża umowę do etatu. Rozliczenie za rezultat, z możliwością obniżenia wynagrodzenia przy braku realizacji, wskazuje na współpracę B2B.
• Kontrakt menedżerski na B2B jest dopuszczalny, także wtedy, gdy menedżer kieruje zespołem złożonym wyłącznie z pracowników etatowych.
• Swoboda w wyborze zadań nie wystarczy. W interpretacjach dotyczących studentów zatrudnionych w piekarni i agencji pracy tymczasowej działającej przez aplikację osoby same zgłaszały dostępność albo wybierały zadania. Po ich przyjęciu zlecający na bieżąco decydował jednak o sposobie pracy, dlatego GIP uznał obie sytuacje za stosunek pracy.

Za prawidłowe GIP uznał m.in. zlecenia dla kierowców dostarczających pieczywo oraz współpracę B2B z kontraktorami IT i kierownikiem projektu. W tych modelach wykonawcy mogli odmówić zlecenia bez konsekwencji, firma nie gwarantowała ciągłości zamówień, a kierownik projektu samodzielnie organizował swoją pracę w granicach metodyki projektu.

Interpretacja indywidualna chroni pod jednym warunkiem

Za 40 zł firma może zapytać Głównego Inspektora Pracy, czy opisana współpraca jest stosunkiem pracy, a odpowiedź przychodzi w ciągu 30 dni. Do 25 sierpnia 2026 r. GIP wydał dziewięć interpretacji i tylko w czterech uznał stanowisko wnioskodawcy za zgodne z prawem. Większość wniosków dotyczyła umów dopiero planowanych.

W komunikacie z 28 sierpnia PIP doprecyzowała zasady ochrony. Interpretacja wiąże inspektorów wyłącznie wtedy, gdy opis we wniosku zgadza się z tym, jak umowa jest faktycznie wykonywana. Firma z korzystną interpretacją nadal może zostać skontrolowana, np. po skardze zleceniobiorcy, a inspektor sprawdzi wtedy, czy wniosek opisywał rzeczywistość. Interpretacja chroni też tylko podmiot, który o nią wystąpił, i nie obejmuje innych firm z tej samej branży.

PIP zaleca, żeby wniosek opisywał nie tylko postanowienia umowy, ale także rzeczywiste warunki współpracy: zasady podporządkowania, organizację pracy, rozliczanie efektów i faktyczną możliwość wyznaczenia zastępcy. Rzetelny wniosek wymaga więc wcześniejszego przeglądu tego, jak firma zarządza współpracą.

Lista samokontroli: 30 pytań w wersji projektu

Główny Inspektor Pracy Janusz Krasoń przygotował projekt listy samokontroli, która ma pomóc pracodawcom ocenić, czy prawidłowo wybrali podstawę zatrudnienia. Obecna wersja liczy 30 pytań o podporządkowanie, organizację pracy, czas i miejsce jej wykonywania oraz ryzyko gospodarcze. Poprzednia wersja, przygotowana przez Marcina Staneckiego, miała 42 pytania. Prawo.pl zwraca uwagę, że przy części pytań w nowej liście pojawiły się podpowiedzi sugerujące odpowiedź twierdzącą, dlatego wynik warto traktować jako punkt wyjścia do przeglądu współpracy.

Jak przygotować firmę na kontrolę PIP

Przed kontrolą

Mec. Gunia zaleca zacząć od listy wszystkich osób współpracujących z firmą na B2B i sprawdzić każdą relację według pytań kontrolnych publikowanych przez PIP. Audyt trwa zwykle 3–4 tygodnie, a wdrożenie zmian od tygodnia w małej firmie do trzech miesięcy w większej organizacji.

Warto też wykorzystać okres amnestii. Firma, która przed 8 lipca 2026 r. zawarła umowę cywilnoprawną tam, gdzie powinna być umowa o pracę, i dobrowolnie skoryguje ją do 8 lipca 2027 r., nie podlega karze grzywny. Amnestia nie umarza jednak zaległych składek ani podatków.

W trakcie kontroli

• Jedna osoba do kontaktu z inspektorem. Może to być ktoś spoza organizacji, np. zewnętrzny doradca. Kontrola przebiega wtedy w uporządkowany sposób.
• Pytania na piśmie. Warto prosić inspektora o zapytania mailowe, nie tylko telefoniczne.
• Odpowiedzi na to, o co pytano. Mec. Gunia odradza przekazywanie nadmiaru dokumentów.
• Terminy do uzgodnienia. Termin dostarczenia dokumentów można negocjować, np. gdy część zespołu przebywa na urlopie.
• Rozmowa z zespołem. Róża Szafranek podkreśla, że zakazywanie ludziom rozmów z inspektorem nie rozwiązuje problemu. Osoby na B2B powinny wiedzieć, jakie zadania realizują, i wykonywać je w godzinach, które są dla nich sensowne.

Zarządzanie rezultatem: jak wymagać wyników od osób na B2B

Po rozmowie o ryzykach wielu menedżerów dochodzi do wniosku, że osobie na B2B nie może już niczego powiedzieć. Uczestnicy pokoju warsztatowego prowadzonego przez Różę Szafranek opisywali inną trudność. Jeden z przedsiębiorców mówił, że nie widzi różnicy w dowożeniu wyników między osobami na etacie i na B2B, dopóki współpracują wyłącznie z jego firmą. Kłopot pojawia się wtedy, gdy kontraktor pracuje także dla innych klientów, a firma nie ma ustalonych punktów kontrolnych. Wykonawca sam układa priorytety i w danym tygodniu mocniej dociska zadania innego zleceniodawcy. Ten sam uczestnik zauważył, że wiele zależy od rekrutacji: jeśli oczekiwania i sposób pracy zostały dobrze wyjaśnione na starcie, forma umowy ma mniejsze znaczenie dla wyników.

Niezależność kontraktora to cecha, której inspektor szuka w relacji B2B, więc firma nie powinna jej ograniczać. Może za to rozliczać rezultat. Przewodnik opracowany na podstawie warsztatów prowadzonych przez ekspertów HR Hints proponuje prostą sekwencję: cel, odpowiedzialność, rezultat, termin, rytm odbioru i informacja zwrotna. Informacja zwrotna dotyczy jakości usługi, efektu i realizacji ustaleń. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna szczegółowo określać, jak, gdzie i kiedy praca ma powstać.

Według przewodnika umowa odpowiada za około 20% rzeczywistego modelu współpracy, a codzienne działania lidera za 80%. Firma może mieć świetnie napisaną umowę B2B i codziennie zarządzać człowiekiem jak pracownikiem etatowym. Może też dobrze zaprojektować relację, jeśli lider świadomie przeniesie ciężar na rezultat. Zasady wyznaczania i rozliczania celów opisaliśmy w tekście o zarządzaniu przez cele.

Kontrola PIP: najczęściej zadawane pytania

Czy kontrola PIP może odbyć się zdalnie?
Tak. Nowe przepisy pozwalają prowadzić kontrolę na odległość, np. w formie spotkania online, bez wizyty inspektora w biurze.

Kogo inspektor może przesłuchać podczas kontroli PIP?
Każdą osobę w firmie. Oprócz kontraktora mogą to być np. pracownicy etatowi, którzy wykonują podobne zadania.

Czy każda skarga do PIP kończy się kontrolą?
Nie. PIP najpierw sprawdza, czy skarga zawiera wymagane informacje i czy istnieją podstawy do kontroli. Nowych narzędzi nie da się też zastosować do współpracy zakończonej przed 8 lipca 2026 r.

Czy PIP wydała już decyzje zamieniające umowy B2B w etat?
Według komunikatu PIP z 18 sierpnia 2026 r. żadna sprawa nie doszła do etapu decyzji okręgowego inspektora pracy. Inspektorzy wydali w tym czasie 121 poleceń potwierdzenia zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Czy korzystna interpretacja indywidualna wyklucza kontrolę?
Nie. Inspektorzy mogą skontrolować firmę, która uzyskała interpretację, i sprawdzić, czy opis we wniosku odpowiada rzeczywistości. Interpretacja wiąże ich tylko przy takiej zgodności.

Czy powtarzające się projekty u jednego klienta świadczą o stosunku pracy?
Same w sobie nie. O ocenie decyduje podporządkowanie, a nie powtarzalność współpracy.

Czy menedżer na kontrakcie B2B może kierować zespołem etatowym?
Tak. Mec. Justyna Gunia wskazała, że kontrakt menedżerski w formule B2B jest dopuszczalny także wtedy, gdy menedżer zarządza wyłącznie pracownikami etatowymi.

Ile trwa przygotowanie firmy do kontroli PIP?
Według mec. Guni audyt współpracy B2B trwa zwykle 3–4 tygodnie. Wdrożenie zmian zajmuje od tygodnia w małej firmie do trzech miesięcy w większej organizacji.

Kontrola PIP sprawdza sposób zarządzania, więc od niego warto zacząć

Dane z pierwszych tygodni pokazują, że wiele firm zmienia umowy, zanim inspektor zastosuje środki prawne. Zmiana umowy na etat to jedna z dróg. Firma, która chce dalej współpracować z kontraktorami, musi sprawdzić, jak menedżerowie wyznaczają im zadania, rozliczają efekty i komunikują się z nimi na co dzień.

W HR Hints prowadzimy diagnozę organizacji według metody Culturivy®, którą stosujemy w ponad 300 organizacjach. Sprawdzamy, jak współpraca z osobami na B2B wygląda w praktyce, przygotowujemy z zarządem mapę zmian i wdrażamy je razem z zespołem, a w sprawach prawnych współpracujemy z kancelariami. Umów rozmowę i uporządkuj współpracę z kontraktorami, zanim w Twojej firmie pojawi się inspektor.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473).
• Państwowa Inspekcja Pracy, Pierwsze efekty kontroli zasadności wyboru umowy cywilnoprawnej, 18.08.2026.
• Państwowa Inspekcja Pracy, Interpretacje indywidualne, 28.08.2026.
• Think Tank The Company, Pracodawca. Pracownik. Państwo., podsumowanie panelu z udziałem mec. Justyny Guni (GWW), 2026.
• Think Tank The Company, Reforma ustawy o PIP: konwersja umów B2B w umowy o pracę, prezentacja edukacyjna, sierpień 2026.
• Think Tank The Company, Warsztaty w pokojach. Cztery praktyczne scenariusze współpracy, przewodnik opracowany na podstawie warsztatów prowadzonych przez ekspertów HR Hints, 2026.
• Prawo.pl, Lista samokontroli GIP jak psychotest, a nie test prawa.
• HRlaw.pl, Nowa lista samokontroli GIP.