Diagnoza organizacji: czym jest, jak przebiega i jakie są jej efekty?

Diagnoza organizacji to sprawdzenie, jak firma faktycznie działa w trzech obszarach: zarządzania, organizacji pracy oraz spraw związanych z zespołem. Zarząd dostaje po niej raport o tym, co działa, co nie działa i dlaczego, mapę odpowiedzialności, roadmapę zmian z celami i wskaźnikami oraz sposób utrzymania zmian w konkretnym zespole. W HR Hints diagnoza zajmuje pierwsze trzy do czterech tygodni współpracy i od niej zaczyna się praca Interim Managera w firmie. Poniżej wyjaśniamy, kiedy diagnoza firmy ma sens, jak przebiega, czym różni się od audytu HR i co zarząd robi z jej wynikami.

Czym jest diagnoza organizacji?

Diagnoza organizacji odpowiada na pytanie, dlaczego firma działa tak, jak działa. Obejmuje sposób podejmowania decyzji, strukturę i podział odpowiedzialności, rytm spotkań i rozliczania pracy, cele, komunikację, wynagrodzenia oraz procesy związane z zatrudnianiem i rozwojem ludzi. Nie ogranicza się do działu HR. Dotyczy też tego, jak pracują operacje, sprzedaż, produkcja czy finanse, bo tam najczęściej widać skutki problemów z zarządzaniem.

Zespół HR Hints prowadzi diagnozę według metody Culturivy®, opisanej w książce „Culturivy: The Power of Changing a Workplace” i opartej na doświadczeniach z ponad 350 organizacji. Dzięki temu porównuje sytuację firmy z wzorcami, które powtarzają się w organizacjach o podobnej skali i na podobnym etapie rozwoju. Więcej o samej metodzie przeczytasz na stronie metody Culturivy®.

Kiedy zarząd potrzebuje diagnozy firmy?

Zarząd zwykle zna objawy. Decyzje wracają do właściciela, spotkania niczego nie zamykają, rekrutacje się przeciągają, a kolejne szkolenia dla managerów nie zmieniają sposobu pracy. Przyczyny tych objawów bywają jednak w innym miejscu, niż zakłada zarząd.

Po diagnozę firmy warto sięgnąć zwłaszcza w trzech sytuacjach:

• firma urosła, a sposób zarządzania został ten sam. W metodzie Culturivy® pierwszy taki moment przypada na próg około 20 osób albo na pojawienie się pierwszego managera, który nie jest założycielem. Kolejne zmiany przychodzą przy 50 i przy 150 osobach, gdy nikt już nie utrzymuje bliskich relacji ze wszystkimi pracownikami,
• zarząd czuje, że potrzebuje zmiany, ale nie wie, od czego zacząć, albo próbował już kilka razy i za każdym razem zmiana nie została w firmie,
• firma przechodzi nagłą zmianę, np. przejęcie, połączenie, restrukturyzację albo odejście kluczowej osoby, i potrzebuje szybko ustalić, co jest priorytetem.

Dlaczego zarząd nie widzi przyczyn sam

W HR Hints opisujemy to krótko: z bliska widać mniej. Zarząd, który na co dzień gasi bieżące problemy, rzadko ma czas i dystans, żeby sprawdzić, skąd się biorą. Do tego każdy członek zespołu widzi swój fragment firmy i opisuje problem z własnej perspektywy.

Dobrze pokazuje to przykład z rekrutacji. Firmy, które mają otwarte wakaty od miesięcy, często słyszą, że na rynku nie ma ludzi. W projekcie, w którym średni czas rekrutacji spadł ze 128 do 42 dni, proces wydłużała przede wszystkim ograniczona dostępność osób decyzyjnych. Przyspieszył dopiero wtedy, gdy zapadły decyzje o strukturze zespołu, kolejności zatrudnień i warunkach oferty, których wcześniej nikt nie podjął. Szczegóły opisaliśmy w tekście o time to hire na kluczowe stanowisko.

Firmy, które pomijają diagnozę, często sięgają po rozwiązanie objawu: kolejne szkolenie, nowe narzędzie do zarządzania zadaniami albo nową osobę na stanowisku. Jeśli przyczyna leży gdzie indziej, problem po kilku miesiącach wraca. Mechanizm ten opisaliśmy w tekście o tym, dlaczego szkolenia dla managerów nie działają.

Jak przebiega diagnoza organizacji w HR Hints?

Pierwszy dzień: plan spotkań

Ekspert z doświadczeniem w branży klienta dołącza do zespołu i przygotowuje plan spotkań z zarządem, kierownikami i pracownikami. Plan obejmuje rozmowy na różnych poziomach firmy, bo każdy z nich widzi inną część problemu.

Pierwsze trzy do czterech tygodni: spotkania i warsztaty

Ekspert prowadzi serię spotkań indywidualnych i grupowych oraz warsztatów, żeby zebrać informacje o tym, jak firma działa na co dzień. Sprawdza, kto podejmuje jakie decyzje, jak przepływa informacja, jak zespoły rozliczają się z pracy i gdzie zadania nie mają właściciela. Uwzględnia też etap rozwoju firmy, bo organizacja zatrudniająca 20 osób potrzebuje innych rozwiązań niż taka, która przekroczyła 150 osób.

Diagnoza i plan do akceptacji zarządu

Na koniec tego etapu zespół HR Hints przedstawia zarządowi diagnozę oraz szczegółowe cele i plan pracy, zweryfikowane podczas spotkań i warsztatów. Zarząd omawia je i zatwierdza. Od tej chwili wiadomo, co jest priorytetem, w jakiej kolejności firma będzie się tym zajmować i z czego interim manager będzie się rozliczać.

Co dostaje zarząd po diagnozie organizacji?

• Raport o stanie firmy. Opisuje, jak działają procesy zarządcze, organizacyjne i te związane z zespołem: co działa, co nie działa i dlaczego. Zawiera także sposoby rozwiązania problemów, rozpisane operacyjnie na konkretny zespół i konkretnych ludzi.
• Mapę odpowiedzialności. Pokazuje, kto, przed kim i za co odpowiada, z czego i w jaki sposób jest rozliczany, a które zadania nie mają dziś właściciela.
• Roadmapę działań z celami i wskaźnikami. Plan ma terminy i jasno określone efekty, po których zarząd pozna, że zmiana się udała.
• Sposób utrzymania zmian. Diagnoza wskazuje mechanizmy, które pozwolą utrzymać zmiany po zakończeniu współpracy, np. stały rytm spotkań, zasady rozliczania pracy i opisaną strukturę odpowiedzialności.

Co dzieje się po diagnozie

W HR Hints diagnoza otwiera wdrożenie. Interim manager wprowadza zmiany razem z zespołem klienta, co tydzień rozlicza się z zadań zrealizowanych w danym tygodniu, a raz w miesiącu podsumowuje wyniki z zarządem i ustala priorytety na kolejny miesiąc. Po zakończeniu współpracy zespół HR Hints sprawdza po 3, 6 i 9 miesiącach, jak zmiany działają w praktyce. Jak wyglądają pierwsze miesiące takiej współpracy, opisaliśmy w tekście o pierwszych 90 dniach z Interim Managerem.

Efekty wdrożeń, które zaczęły się od diagnozy, da się policzyć. W ponad 180-osobowej spółce technologicznej po sześciu miesiącach współpracy koszty operacyjne spadły o 15 proc., liderzy odzyskali do 10 godzin tygodniowo, a koszt pozyskania pracownika spadł o 19 proc. Szczegóły opisaliśmy w case study o obniżeniu kosztów operacyjnych.

Diagnoza organizacji a audyt HR

Audyt HR i audyt organizacyjny często traktuje się jak synonimy diagnozy, ale zakres jest inny. Audyt HR sprawdza przede wszystkim procesy kadrowe i personalne: dokumentację, zgodność z prawem, rekrutację, onboarding, wynagrodzenia i kompetencje pracowników. Diagnoza organizacji obejmuje dodatkowo sposób zarządzania całą firmą: decyzje, odpowiedzialności, rytm pracy i współpracę między działami. Kończy się planem wdrożenia zatwierdzonym przez zarząd, a nie tylko listą zaleceń.

Co z tego wynika dla zarządu

Diagnoza organizacji pozwala podejmować decyzje o zmianach na podstawie przyczyn, a nie objawów. Najwięcej daje wtedy, gdy zarząd traktuje ją jako pierwszy krok wdrożenia, z jasnym planem, wskaźnikami i osobą, która odpowiada za ich realizację. Warto uporządkować ten obszar, zanim kolejne decyzje o strukturze, rekrutacjach czy szkoleniach zaczną zapadać reaktywnie.

Najczęstsze pytania o diagnozę organizacji

Co to jest diagnoza organizacji?

Diagnoza organizacji to sprawdzenie, jak firma faktycznie działa w obszarze zarządzania, organizacji pracy i spraw związanych z zespołem. Jej wynikiem jest raport o przyczynach problemów, mapa odpowiedzialności, roadmapa zmian z celami i wskaźnikami oraz sposób utrzymania zmian.

Ile trwa diagnoza firmy?

W HR Hints diagnoza zajmuje pierwsze trzy do czterech tygodni współpracy. Pierwszego dnia ekspert przygotowuje plan spotkań, a na koniec tego etapu zarząd dostaje diagnozę i plan działań do akceptacji.

Kto bierze udział w diagnozie organizacji?

Zarząd, kierownicy i pracownicy z różnych poziomów firmy. Ekspert prowadzi z nimi spotkania indywidualne i grupowe oraz warsztaty.

Czym diagnoza organizacji różni się od audytu HR?

Audyt HR koncentruje się na procesach kadrowych i personalnych oraz zgodności z prawem. Diagnoza organizacji obejmuje także sposób zarządzania całą firmą i kończy się planem wdrożenia zatwierdzonym przez zarząd.

Co zawiera raport z diagnozy?

Opis tego, jak działają procesy zarządcze, organizacyjne i związane z zespołem, wraz z przyczynami problemów, sposobami ich rozwiązania i sposobem utrzymania zmian w konkretnym zespole.

Czy diagnoza ma sens w firmie zatrudniającej 20–30 osób?

Tak. W metodzie Culturivy® próg około 20 osób albo pojawienie się pierwszego managera, który nie jest założycielem, to moment, w którym zarządzanie ludźmi wymaga profesjonalizacji. Nawyki ukształtowane na tym etapie bardzo trudno później zmienić.

Co dzieje się po diagnozie organizacji?

Zespół HR Hints wdraża zmiany razem z zespołem klienta. Interim manager co tydzień rozlicza się z efektów, co miesiąc podsumowuje wyniki z zarządem, a po zakończeniu współpracy zespół sprawdza po 3, 6 i 9 miesiącach, jak działają wprowadzone zmiany.

Od czego zacząć

Jeśli chcesz najpierw sprawdzić, na jakim etapie wzrostu jest Twoja firma i czego potrzebuje w pierwszej kolejności, pobierz Kompas etapów wzrostu. Jeżeli objawy opisane w tym tekście są aktualne również u Was, możemy pokazać, jak wygląda diagnoza w organizacjach o podobnej skali. Umów konsultację.