Pierwsze 90 dni z Interim Managerem. Jak wygląda to od środka?

Pierwsze 90 dni współpracy z interim managerem składają się z trzech etapów: diagnozy firmy, planu działań zatwierdzonego przez zarząd oraz wdrożenia prowadzonego w rytmie cotygodniowych rozliczeń. Właściciel nie czeka z oceną do końca kwartału, ponieważ co tydzień widzi, co zostało zrobione i jak to wpływa na pracę zespołu. W tym case study pokazujemy, jak interim manager prowadzi zmianę krok po kroku i co udało się osiągnąć w firmach, z którymi pracowaliśmy.

Dwie firmy z branży medycznej właśnie się połączyły. Jeden zespół liczy 150 osób, drugi 300. Ludzie zaczynają odchodzić, a ci, którzy zostają, nie wiedzą, czego się spodziewać. Na podobnych stanowiskach obowiązują różne wynagrodzenia, różne benefity i różne zasady. Zarząd ma przed sobą integrację, która dotyczy setek osób, i potrzebuje kogoś, kto weźmie ją na siebie od pierwszego dnia.

W takiej sytuacji najważniejsze pytanie brzmi: co konkretnie wydarzy się w najbliższych tygodniach i kiedy będzie widać różnicę? Na to pytanie odpowiada ten tekst.

Kim jest interim manager i od czego zaczyna pracę w firmie?

Interim manager to doświadczony menedżer, który wchodzi do organizacji na określony czas, żeby przeprowadzić konkretną zmianę i odpowiadać za jej wynik. Pracuje w środku firmy, razem z zarządem, liderami i zespołem.

W HR Hints tę rolę pełni Interim Change Manager. Porządkuje sprawy związane z zespołem w całej organizacji, a nie tylko w dziale HR: strukturę i odpowiedzialności, zasady rozliczania pracy, sposób komunikacji, wynagrodzenia. Łączy dwie perspektywy. Działa jak osoba z wewnątrz, więc rozumie codzienne wyzwania firmy i sam wprowadza zmiany. Jednocześnie patrzy z zewnątrz, dlatego zależności wewnętrzne i relacje nie wpływają na jego ocenę sytuacji.

Interim manager wchodzi do firmy od razu, bez wielomiesięcznej rekrutacji i długiego wdrożenia. Przynosi ze sobą narzędzia, wiedzę i doświadczenie z ponad 300 organizacji, z którymi pracował zespół HR Hints. Jeśli w firmie jest zespół, pracuje razem z nim. Jeśli go nie ma, działa samodzielnie i pokazuje, jak dany obszar powinien być ułożony.

Etap 1: co daje diagnoza na starcie wdrożenia interim managera?

Dobry interim manager zaczyna od słuchania. Pierwsze tygodnie współpracy zajmuje diagnoza, czyli rzetelne sprawdzenie, jak naprawdę działa firma. Obejmuje ona procesy ludzkie, organizacyjne i zarządcze, a interim manager prowadzi ją według metody Culturivy®, opisanej w książce „Culturivy: The Power of Changing a Workplace” i opartej na doświadczeniach z ponad 300 organizacji.

Diagnoza pomaga zobaczyć to, czego z bliska nie widzi nawet kompetentny zespół. Zarząd, który na co dzień gasi bieżące problemy, rzadko ma czas i dystans, żeby zobaczyć, skąd one się biorą. Zewnętrzny ekspert z doświadczeniem w setkach firm wie, które sytuacje się powtarzają, kiedy rzeczy przestają działać i po czym można to rozpoznać wcześniej.

Diagnoza uwzględnia też etap rozwoju firmy. Organizacja zatrudniająca 20 osób potrzebuje innych narzędzi niż taka, która przekroczyła 150 osób. To, co sprawdzało się przy mniejszym zespole, przy większym przestaje wystarczać.

Efektem tego etapu jest pełny raport o stanie firmy: co działa, co nie działa i dlaczego. Raport zawiera również sposoby rozwiązania problemów i utrzymania zmian w praktyce, z konkretnym zespołem i konkretnymi ludźmi.

Etap 2: jak powstaje plan działań i kto go zatwierdza?

Na podstawie diagnozy interim manager przygotowuje plan działań, czyli roadmapę zmian z celami i wskaźnikami. Plan ma twarde terminy i jasno określone efekty, po których zarząd pozna, że zmiana się udała.

Zarząd omawia diagnozę i plan, a następnie je zatwierdza. Dzięki temu od początku wiadomo, co jest priorytetem, w jakiej kolejności firma będzie się tym zajmować i z czego interim manager będzie się rozliczać.

Z planu korzysta się przez cały okres współpracy. Raz w miesiącu interim manager spotyka się z zarządem, podsumowuje wyniki całego miesiąca i razem z nim ustala priorytety na kolejny miesiąc w odniesieniu do zatwierdzonej roadmapy. Jeśli w firmie wydarzy się coś, co zmienia sytuację, plan uwzględnia to na bieżąco.

Etap 3: jak interim manager rozlicza się z wdrożenia co tydzień?

Od początku współpracy obowiązuje stały rytm. Raz w tygodniu odbywa się krótkie spotkanie, na którym interim manager rozlicza zadania zrealizowane w danym tygodniu. W ciągu 90 dni daje to kilkanaście takich rozliczeń i trzy miesięczne podsumowania.

Taki rytm zdejmuje z właściciela obowiązek pilnowania osoby, która wprowadza zmiany w jego firmie. Interim manager sam co tydzień pokazuje wyniki swoich działań, a zarząd widzi, co się zmieniło, zamiast zastanawiać się, czy praca postępuje.

Wdrożenie dotyczy codziennej pracy firmy. W zależności od wyników diagnozy obejmuje np.:

• jasny podział odpowiedzialności: każdy wie, kto, przed kim i za co odpowiada oraz z czego i w jaki sposób jest rozliczany,
• cele i ocenę efektów pracy: liderzy i zespoły potrafią postawić cele, regularnie rozliczać się z pracy i sprawdzać jej jakość, a firma wie, kogo nagradzać, kogo rozwijać i z kim się rozstać,
• rytm spotkań: zespół przestaje tracić czas na spotkania bez celu, powtarzanie tych samych zadań i zajmowanie się wszystkim naraz,
• podejście do konfliktów: liderzy rozwiązują konflikty w sposób systemowy i z pożytkiem dla firmy, a ludzie skupiają się na zadaniach zamiast na trudnych relacjach.

Dlaczego wdrożenie, a nie szkolenie? Szkolenia i wystąpienia motywacyjne dają wiedzę i inspirują, ale same nie zmieniają sposobu pracy. Zmiana zachodzi w rutynach organizacji, w praktykach, zachowaniach i postawach ludzi. Zmiana nawyku firmy przypomina zmianę nawyku człowieka, tylko jej trudność, opór i czas trzeba pomnożyć co najmniej kilkanaście razy. Dlatego interim manager wprowadza zmiany razem z zespołem.

Interim manager case study: co zmieniło się w firmach po przejęciu?

Przejęcie lub połączenie firm to sytuacja, w której zmiana dotyczy wszystkich naraz i nie może czekać. Dlatego dobrze pokazuje, jak pracuje interim manager. Poniżej dwa przykłady z naszych wdrożeń.

Branża medyczna: integracja zespołów liczących 150 i 300 osób

Wróćmy do firm z początku tekstu. Po połączeniu zarząd zmagał się z niekontrolowaną rotacją, która pojawiła się w chwili zderzenia dwóch kultur organizacyjnych. Pracownicy odczuwali niepewność i obawy. Wynagrodzenia na tych samych stanowiskach się różniły, podobnie jak benefity i polityka personalna.

Współpraca z Interim Change Managerem trwała 8 miesięcy. Wdrożenie objęło:

• mapowanie kompetencji w zespołach po przejęciu,
• warsztat, na którym organizacja zweryfikowała swoje wartości,
• mapowanie widełek wynagrodzeń w poszczególnych zespołach,
• prezentacje i szkolenia z feedbacku dla managerów i ich zespołów,
• ujednolicenie benefitów i polityk personalnych.

Celem i efektem tej pracy było ograniczenie negatywnych skutków połączenia przy zachowaniu motywacji i zaangażowania pracowników, jednolite zarządzanie sprawami pracowniczymi w obu firmach, uporządkowanie wynagrodzeń, które zapobiegło niezadowoleniu zespołów, oraz spójne i sprawiedliwe zasady obowiązujące wszystkich pracowników.

Spółka przejęta przez dużą grupę: 40 osób, 4 miesiące

Drugi przykład dotyczy 40-osobowej spółki, którą przejęła grupa zatrudniająca ponad 860 osób. Po akwizycji w spółce rosła rotacja, struktury organizacyjne obu firm do siebie nie pasowały, a w zespołach pojawiły się konflikty.

Przez 4 miesiące z firmą pracowała jedna osoba z zespołu HR Hints. W tym czasie:

• określiła wartości, praktyki, zachowania i sposób współpracy w spółce i w grupie, a następnie sprawdziła, co je łączy, a co różni,
• ustaliła rytm pracy firmy i ujednoliciła zasady rozliczania pracowników z zadań,
• wprowadziła reguły wynagradzania liderów zarówno za osiągnięte wyniki, jak i za niezrealizowane cele,
• wdrożyła w przejętej spółce nowe standardy.

Efekty: niekontrolowana i nieplanowana rotacja zmalała. Spółka wprowadziła, sprawdziła w praktyce i utrwaliła nowe standardy raportowania i komunikacji, zarówno wewnątrz firmy, jak i w kontaktach z grupą. Polityki personalne stały się spójne dla całej grupy, a jednocześnie uwzględniają specyfikę przejętej firmy.

Jakie wyniki widać po pół roku współpracy?

Efekty wdrożenia da się też policzyć. W ponad 180-osobowej spółce technologicznej, należącej do grupy holdingowej, HR Hints pojawiło się w momencie, gdy firma została bez doświadczonych osób od spraw HR i prowadziła kilka złożonych projektów restrukturyzacyjnych. Zespół HR Hints przejął komunikację z pracownikami i reprezentował spółkę wobec globalnej funkcji HR grupy.

Po 6 miesiącach współpracy:

• koszty operacyjne spółki spadły o 15%,
• liderzy odzyskali do 10 godzin tygodniowo, które wcześniej pochłaniały działania operacyjne,
• zespół liczył 167 osób, a jego efektywność wzrosła o 8%,
• pracownicy poświęcali średnio o 5 godzin mniej na rozmowy rekrutacyjne, a koszt pozyskania pracownika spadł o 19%.

Pełny opis znajdziesz w case study o obniżeniu kosztów operacyjnych o 15%.

Co zostaje w firmie, kiedy interim manager kończy pracę?

Dla HR Hints najważniejsza jest trwałość zmiany. Lider ma wiedzieć, co robić, kiedy interim managera już przy nim nie ma. Rozwiązanie, które działa tylko przez kilka tygodni, albo chwilowe olśnienie lidera nie spełniają tego warunku.

Dlatego przez cały okres współpracy interim manager pełni rolę strażnika zmiany. Wskazuje wprost, co nie działa i dlaczego, wprowadza rozwiązania razem z zespołem i zostawia w firmie mechanizmy, które pozwalają utrzymać zmianę, np. stały rytm spotkań, jasne zasady rozliczania pracy i opisaną strukturę odpowiedzialności.

Jest też korzyść finansowa. Interim manager nie jest stałym kosztem, którego firma musi ponosić po zakończeniu projektu. Firma korzysta z doświadczonego zespołu, jego wiedzy i sprawdzonego systemu działania dokładnie przez tyle czasu, ile potrzebuje. O tym, jak policzyć koszt takiej zmiany, piszemy w tekście Ile kosztuje przeprowadzenie zmiany w firmie i kto może się jej podjąć?

Kiedy wdrożenie interim managera ma sens?

Zewnętrzny manager sprawdza się najlepiej w czterech sytuacjach:

• nagły kryzys albo skokowy wzrost pracy, z którym zespół nie poradzi sobie sam, np. przejęcie, restrukturyzacja lub odejście kluczowej osoby,
• potrzeba zmiany bez pomysłu, od czego zacząć, albo kolejne nieudane próby jej przeprowadzenia,
• brak czasu na rekrutację, która przy dobrych kandydatach trwa miesiącami,
• potrzeba kompetencji zamiast kolejnego etatu, gdy firma chce konkretnego efektu biznesowego, a nie tylko wrażenia, że coś się dzieje.

Więcej o tych sytuacjach przeczytasz w artykule Trzy problemy, które kosztują firmę pieniądze. Jeśli zastanawiasz się, czym ta forma współpracy różni się od klasycznego doradztwa, zajrzyj do tekstu Czym różni się standardowy konsulting od Interim Change Managera?

FAQ: pytania o pierwsze 90 dni z interim managerem

Co firma dostaje w pierwszych tygodniach współpracy z interim managerem?

Na początku firma otrzymuje diagnozę: raport o stanie procesów ludzkich, organizacyjnych i zarządczych wraz ze sposobami rozwiązania problemów i utrzymania zmian. Na jej podstawie powstaje plan działań z celami i terminami, który zatwierdza zarząd.

Kiedy widać pierwsze efekty wdrożenia interim managera?

Postęp widać od pierwszych tygodni, bo interim manager co tydzień rozlicza zrealizowane zadania, a co miesiąc podsumowuje wyniki z zarządem. Efekty mierzalne, np. spadek kosztów operacyjnych czy odzyskany czas liderów, zależą od zakresu zmian. W opisanej spółce technologicznej widać je było po 6 miesiącach.

Czy interim manager potrzebuje długiego wdrożenia w firmie?

Nie. Interim manager wchodzi do organizacji od razu i przynosi gotowe narzędzia oraz doświadczenie z wielu firm. Jeśli w organizacji działa zespół, pracuje razem z nim, a jeśli go nie ma, prowadzi działania samodzielnie.

Czym interim manager różni się od szkolenia dla managerów?

Szkolenie przekazuje wiedzę, ale nie zmienia sposobu pracy firmy. Interim manager wprowadza zmiany w codziennych rutynach, np. w podziale odpowiedzialności, rytmie spotkań i zasadach rozliczania pracy, i odpowiada za ich efekt.

Co zostaje w firmie po zakończeniu współpracy?

Zostają działające mechanizmy: jasna struktura odpowiedzialności, cele i sposób rozliczania pracy, stały rytm spotkań oraz liderzy, którzy wiedzą, jak utrzymać zmianę bez wsparcia z zewnątrz.

Porozmawiajmy o pierwszych 90 dniach w Twojej firmie

Jeśli rozpoznajesz w tym tekście swoją sytuację, umów bezpłatną konsultację. Zaczniemy od tego, co u Ciebie nie działa, i powiemy wprost, czy to zadanie dla interim managera.

Umów bezpłatną konsultację • Zobacz, jak działa Interim Change Manager