Jak zwolnić managera bez paraliżu zespołu? Plan rozstania z kluczową osobą

Jak zwolnić managera tak, żeby zespół nie stanął? Z doświadczeń HR Hints wynika, że o przebiegu rozstania decyduje przede wszystkim przygotowanie przed rozmową: decyzja oparta na faktach i wcześniejszych rozmowach, mapa wiedzy i relacji, które manager zabierze ze sobą, wskazana osoba, która od pierwszego dnia przejmuje zespół, oraz ustalona kolejność komunikacji. Poniżej opisujemy, dlaczego zarządy tak często odkładają tę decyzję, ile kosztuje zwlekanie i jak przeprowadzić rozstanie z kluczową osobą krok po kroku.

Kiedy firma decyduje się rozstać z managerem

Zwolnienie managera jest decyzją biznesową. W pracy HR Hints z firmami ocena efektów pracy prowadzi do trzech możliwych ruchów: nagradzania za dobre wyniki, rozwijania ludzi tam, gdzie mogą osiągać więcej, oraz naprawiania albo, w razie konieczności, rozstania tam, gdzie poprawy nie ma. Rozstanie należy do tych opcji na równi z pozostałymi.

Najtrudniejsze przypadki rzadko dotyczą managerów, którzy po prostu nie dowożą wyników. Róża Szafranek, CEO HR Hints, w jednym ze swoich felietonów opisuje sytuację, którą obserwuje w organizacjach regularnie: zarząd ma zwolnić managera, który jest „super gościem”, ale szkodzi zespołowi. Decyzja biznesowo jest jasna, a mimo to zapada z opóźnieniem albo wcale.

Dlaczego zarządy odkładają decyzję o zwolnieniu managera

Róża zwraca uwagę, że w takich momentach zamiast oceny merytorycznej zaczyna się kalkulacja: co powie zespół, jak zareagują ludzie na spotkaniu całej firmy, czy decyzja nie odbije się na opiniach o pracodawcy. Zarząd, który ma zarządzać ryzykiem biznesowym, zaczyna zarządzać ryzykiem wizerunkowym.

Drugi powód to relacje. W książce „Culturivy: The Power of Changing a Workplace” Róża Szafranek opisuje, że im bliższe są relacje założyciela z zespołem, zwłaszcza z osobami, które pracują z nim od początku, tym trudniej przeprowadzić zmiany w miarę wzrostu firmy. Manager, który budował firmę razem z właścicielem, bywa jednocześnie jego zaufanym współpracownikiem i osobą, z której pracy właściciel od dawna nie jest zadowolony.

Trzeci powód jest praktyczny. Manager z długim stażem często zna klientów, procesy i decyzje, których nikt nie spisał. Obawa, że razem z nim z firmy wyjdzie wiedza potrzebna do codziennej pracy, bywa kolejnym argumentem za przesunięciem decyzji.

Ile kosztuje zwlekanie

W tym samym felietonie Róża opisuje dług, który firma zaciąga, kupując krótkoterminowy spokój. Podaje przykład managera, którego zarząd bał się zwolnić, bo był lubiany: w tym czasie rozbił morale w kluczowym zespole, a z firmy odeszły trzy najlepsze osoby. Ten koszt nie pojawia się w żadnym zestawieniu, bo nikt go tam nie wpisuje.

Zwlekanie ma też drugą, mniej oczywistą konsekwencję. W książce Culturivy opisujemy częsty błąd założycieli: gdy praca kogoś z zespołu ich nie zadowala, zamiast powiedzieć to wprost, zaczynają się dystansować, np. przestają zapraszać tę osobę do zabierania głosu przy ważnych sprawach. Prawo do upomnienia, a gdy ostrzeżenia nie przynoszą zmiany, do zwolnienia, ma każdy przełożony. Nikt jednak, nawet osoba, która pracuje najsłabiej, nie powinien tracić w pracy podstawowego szacunku. Od 5 listopada 2026 r. takie stopniowe odsuwanie kogoś bez informacji zwrotnej niesie też ryzyko prawne, o czym piszemy w tekście o nowych przepisach o mobbingu.

Jak zwolnić managera: przygotowanie przed rozmową

1. Fakty i wcześniejsze rozmowy

Decyzja o rozstaniu jest łatwiejsza do przeprowadzenia i do obrony, jeśli wcześniej padły jasne oczekiwania, a manager wiedział, co nie działa i ile ma czasu na poprawę. Zarząd, który przed rozmową sprawdzi, co faktycznie zostało powiedziane i zapisane, uniknie sytuacji, w której zwolnienie zaskakuje samego zainteresowanego.

2. Forma rozstania i warunki

W e-booku HR Hints o zwolnieniach przygotowanie formalne obejmuje wybór trybu rozwiązania umowy, sprawdzenie okresu wypowiedzenia, analizę podstawy prawnej i przygotowanie dokumentacji. Przy umowie o pracę okres wypowiedzenia zależy od stażu u pracodawcy i wynosi dwa tygodnie, miesiąc albo trzy miesiące. Pracodawca może jednostronnie zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia, a pracownik zachowuje wtedy prawo do wynagrodzenia. Przy kontrakcie B2B warunki zakończenia współpracy wynikają z umowy. Warto też zdecydować o rozliczeniu urlopu, ewentualnym dodatkowym wynagrodzeniu i o tym, czy obowiązuje umowa o zakazie konkurencji.

3. Mapa wiedzy, którą manager zabierze ze sobą

W metodzie Culturivy® transfer wiedzy zaczyna się od wypisania krytycznych zadań danej osoby i ustalenia, kto jeszcze ma tę wiedzę, gdzie jest zapisana i do kiedy ma zostać przekazana. Wiedza dzieli się na trzy rodzaje. Wiedzę jawną, np. procedury i dokumenty, da się zebrać w jednym miejscu. Wiedzę ukrytą, czyli to, jak manager rozwiązuje typowe sytuacje, przekazuje się przez omówienie przykładów i sesje, w których następca obserwuje pracę osoby odchodzącej. Wiedza taktyczna wymaga rozmów 1:1 między osobą odchodzącą a przejmującą. Przy kluczowym managerze do tej listy warto dopisać relacje z klientami i partnerami, które utrzymywał osobiście.

4. Osoba, która przejmuje zespół od pierwszego dnia

Zespół potrzebuje informacji, kto od dnia rozmowy podejmuje decyzje. Sprawdza się jedna osoba z jasno określonym zakresem i terminem. Zarząd ma zwykle trzy drogi: awans osoby z zespołu, rekrutację z rynku albo zewnętrznego managera na okres przejściowy. W książce Culturivy opisujemy ryzyka dwóch pierwszych. Osoba awansowana z zespołu musi zbudować zaufanie i pokazać zdecydowanie, a zatrudnienie z zewnątrz trwa i nawet najlepszy proces nie gwarantuje dopasowania do kultury firmy. Ile trwa obsadzenie roli kierowniczej i co je wydłuża, opisaliśmy w tekście o time to hire na kluczowe stanowisko.

5. Kolejność komunikacji

E-book HR Hints o zwolnieniach i offboardingu opisuje kolejność informowania w dniu rozstania. Przeniesiona na rozstanie z jednym managerem może wyglądać tak:

• rozmowa z managerem, najlepiej w obecności drugiej osoby ze strony firmy, z wręczeniem i omówieniem dokumentu, ustaleniem przebiegu okresu wypowiedzenia i harmonogramu przekazania spraw,
• spotkanie z zespołem tego managera jeszcze tego samego dnia,
• informacja dla pozostałych managerów i, w zależności od skali firmy, dla całej organizacji,
• rozmowy 1:1 z osobami, na których opiera się praca zespołu,
• informacja dla klientów i partnerów, jeśli wymagają tego umowy albo manager był ich głównym kontaktem.

6. Dostępy i dokumenty

W książce Culturivy zwracamy uwagę, żeby odcięcie dostępów do systemów nastąpiło w dniu rozwiązania umowy, a najważniejsze pliki trafiły wcześniej na firmowe dyski. Przy managerze, który ma dostęp do danych klientów i finansów, moment odcięcia dostępów warto ustalić przed rozmową, a nie po niej.

Jak powiedzieć zespołowi o zwolnieniu managera

Według książki Culturivy celem komunikacji przy rozstaniu jest pokazanie, że takie decyzje nie zapadają przypadkiem i firma je analizuje. Powody warto przekazać z szacunkiem dla osoby, która odchodzi. Nie muszą być szczegółowe. Ważniejsze jest, czy rozstanie jest decyzją pracodawcy, czy pracownika, kto przejmuje zespół i kiedy pojawi się kolejna informacja.

E-book HR Hints o offboardingu przypomina też o granicach prawnych. Informacje o zwolnieniu można przekazać osobom uprawnionym, np. przełożonym. Przekazanie przyczyn wąskiemu gronu pracowników w celach służbowych nie narusza dóbr osobistych, jeśli komunikat nie zawiera określeń pejoratywnych. Sposób przekazania informacji o zwolnieniu może natomiast stać się podstawą roszczeń pracownika.

Przed spotkaniem z zespołem warto przygotować odpowiedzi na trzy pytania: czy podobne decyzje dotkną innych osób, co dzieje się ze sprawami, które prowadził manager, i do kogo przychodzić od jutra. Odpowiedzi na dwa ostatnie zarząd może ustalić z wyprzedzeniem. Przy pierwszym e-book HR Hints o zwolnieniach zaleca realizm: lepiej nie obiecywać, że kolejnych rozstań nie będzie, jeśli firma nie może tego zagwarantować.

Jak zwolnić managera i utrzymać pracę zespołu w kolejnych tygodniach

Zespół, z którego odszedł manager, potrzebuje w kolejnych tygodniach więcej kontaktu niż zwykle. E-book HR Hints o offboardingu rekomenduje dla osób, które zostają, rozmowy 1:1 raz w tygodniu, rozmowy o potrzebach i rozwoju oraz spotkania członków zarządu z zespołem z pominięciem szczebla pośredniego, które pozwalają sprawdzić, jak zespół zrozumiał komunikaty. Jak zabezpieczyć bieżącą pracę i wiedzę w pierwszym miesiącu, opisaliśmy szczegółowo w tekście „Manager odszedł z dnia na dzień: jaki plan na pierwsze 30 dni?”.

To również dobry moment, żeby sprawdzić, ile innych obszarów firmy zależy od jednej osoby. W książce Culturivy opisujemy zasadę, według której każdy system w firmie ma co najmniej dwóch administratorów, żeby po odejściu jednej osoby druga mogła przejąć jej zadania. Tę samą logikę warto zastosować do wiedzy o klientach, procesach i decyzjach.

Co z tego wynika dla zarządu

Odpowiedź na pytanie, jak zwolnić managera bez paraliżu zespołu, rzadko dotyczy samej decyzji. Zespół zatrzymuje się zwykle z powodu braku przygotowania: niejasnych powodów, wiedzy, której nikt nie spisał, i ludzi, którzy nie wiedzą, do kogo przyjść następnego dnia. W firmach, które mają opisane procesy, stały rytm rozliczania pracy i co najmniej dwie osoby znające każdy ważny obszar, takie rozstanie łatwiej przeprowadzić spokojnie, a decyzja przestaje być zaskoczeniem dla zespołu.

Najczęstsze pytania o zwolnienie managera

Jak zwolnić managera zgodnie z prawem?

Przy umowie o pracę pracodawca wybiera tryb rozwiązania umowy i stosuje okres wypowiedzenia zależny od stażu: dwa tygodnie, miesiąc albo trzy miesiące. Przy kontrakcie B2B decydują zapisy umowy. Przed rozmową warto skonsultować podstawę i dokumentację z prawnikiem.

Czy można zwolnić managera z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia?

Tak. Zgodnie z art. 36² Kodeksu pracy pracodawca może jednostronnie zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Jak poinformować zespół o zwolnieniu managera?

Tego samego dnia, po rozmowie z managerem. Warto, żeby zespół usłyszał, czy to decyzja firmy, kto przejmuje obowiązki, co dzieje się z prowadzonymi sprawami i kiedy pojawi się kolejna informacja. Powody warto przekazać z szacunkiem i bez określeń pejoratywnych.

Kto przejmuje obowiązki zwolnionego managera?

Jedna osoba z jasno określonym zakresem i terminem: członek zespołu, przełożony managera albo zewnętrzny manager na okres przejściowy, do czasu decyzji o następcy.

Jak zabezpieczyć wiedzę i relacje z klientami przy zwolnieniu managera?

Przed rozmową wypisać krytyczne zadania managera, klientów i partnerów, z którymi utrzymywał relacje, oraz osoby, które znają te obszary. Ustalić harmonogram przekazania spraw w okresie wypowiedzenia i moment odcięcia dostępów.

Rozmowa o Waszej sytuacji

Plan działania przed rozmową, scenariusz trudnej rozmowy i wskazówki na czas po rozstaniu znajdziecie w e-booku „Zwalniasz? Zrób to z szacunkiem”. Jeżeli stoicie przed decyzją o rozstaniu z kluczowym managerem, możemy pokazać, jak przygotowują się do tego organizacje o podobnej skali, i ocenić, czy na okres przejściowy sprawdzi się zewnętrzny manager. Umów konsultację.

Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.