Zewnętrzny manager w abonamencie: za co płacisz i co zostaje w firmie?

Zarząd spółki technologicznej z grupy holdingowej, zatrudniającej ponad 180 osób, zwrócił się do nas z dwiema sprawami: poprawą jakości zarządzania i uporządkowaniem rekrutacji. Firma została wtedy bez doświadczonych osób odpowiedzialnych za sprawy związane z HR, a jednocześnie prowadziła kilka złożonych projektów restrukturyzacyjnych.

Pierwsze tygodnie pokazały, że trudności nie ograniczają się do działu HR. Liderzy z tytułami menedżerskimi spędzali dni na pracy operacyjnej. Część zadań wykonywały dwie osoby, a część nie miała żadnego właściciela. Każdy raport dla inwestora wymagał osobnej mobilizacji, bo dane trzeba było zbierać od nowa. Przez sześć miesięcy nasz manager rozpisywał odpowiedzialności, porządkował ścieżki raportowania liderów i wprowadzał stały rytm przeglądów. Na ten czas przejął też komunikację z pracownikami i reprezentował spółkę w ramach funkcji HR grupy. Koszty operacyjne spadły o 15%, a liderzy odzyskali do 10 godzin tygodniowo. Cały przebieg opisaliśmy w case study optymalizacji kosztów operacyjnych.

Ta historia dobrze pokazuje, na czym polega praca zewnętrznego managera. Zaczyna się od spraw związanych z zespołem, ale prowadzi tam, gdzie leży przyczyna problemu: do procesów, struktury i sposobu podejmowania decyzji. Poniżej opisujemy, jak wygląda taka współpraca w modelu abonamentowym, za co firma płaci i co zostaje w niej po zakończeniu projektu.

Kim jest zewnętrzny manager i czym różni się od dyrektora HR?

Zewnętrzny manager to doświadczony specjalista od zarządzania zmianą, który na określony czas dołącza do firmy jako członek zespołu i bierze operacyjną odpowiedzialność za wynik. Na rynku funkcjonuje też nazwa interim manager. Szerzej o samej roli piszemy w tekście o tym, czym zajmuje się interim manager.

Dyrektor HR, nawet zatrudniony tymczasowo, odpowiada za funkcję HR: rekrutację, wynagrodzenia, rozwój ludzi i zgodność z prawem pracy. Zakres zewnętrznego managera jest szerszy. Obejmuje sprawy związane z zespołem, np. cele, modele motywacyjne czy rozliczanie ludzi z pracy, a także procesy i mechanizmy działania całej firmy: w operacjach, na magazynie, w produkcji, w sprzedaży i w finansach. Manager pracuje tam, gdzie problem ma swoje źródło, niezależnie od tego, w którym dziale go widać.

Taka osoba łączy dwie perspektywy. Jako część zespołu zna z bliska codzienne wyzwania firmy i może je rozwiązywać operacyjnie. Jako ekspert z zewnątrz zachowuje dystans wobec wewnętrznych relacji i zależności, dlatego łatwiej jej wskazać, co nie działa, i wyegzekwować trudne decyzje. Kiedy firma potrzebuje dyrektora HR na etacie, a kiedy wsparcia z zewnątrz, rozważamy w porównaniu dyrektora HR na etacie i Interim HR Directora.

Jak pracuje zewnętrzny manager w abonamencie: od pierwszego dnia do stałego rytmu

Współpraca przebiega według stałego schematu, więc zarząd od początku wie, na jakim etapie się znajduje.

Pierwsze dni: rozmowy i warsztaty

Dedykowany manager dołącza do zespołu od pierwszego dnia, bez kilkumiesięcznego wdrożenia. Prowadzi serię spotkań indywidualnych i warsztatów grupowych, żeby poznać, jak firma działa w praktyce, a nie tylko na schemacie organizacyjnym.

Pierwsze cztery tygodnie: diagnoza i plan działań

Z rozmów i warsztatów powstaje diagnoza stanu procesów związanych z zespołem, organizacją i zarządzaniem oraz szczegółowy plan pracy z celami. Manager przedstawia go zarządowi do akceptacji. Zatwierdzone cele wyznaczają, z czego rozlicza się w kolejnych miesiącach. Pierwsze zmiany, które zauważa zespół, pojawiają się jeszcze w tym okresie.

Każdy kolejny tydzień: wdrożenie i raport

Manager wdraża plan razem z ludźmi z firmy: dostarcza narzędzia, ustala zasady i odpowiedzialności, prowadzi warsztaty i koryguje rozwiązania, które się nie sprawdzają. Co tydzień przekazuje zarządowi raport z działań, a co miesiąc podsumowanie efektów w odniesieniu do przyjętych celów. Równolegle reaguje na nagłe problemy, które pojawiają się poza planem.

Jeżeli firma ma zespół HR, manager pracuje z nim i rozwija jego kompetencje. Jeżeli go nie ma, prowadzi te sprawy samodzielnie i pokazuje, jak powinny być ułożone na przyszłość.

Za co płacisz w abonamencie?

Abonament to stała miesięczna opłata za kompetencję i system działania, a nie za godziny spędzone w biurze. Model cenowy i porównanie z innymi formami rozliczeń omawiamy w tekście o tym, ile kosztuje przeprowadzenie zmiany w firmie. W zakres współpracy z HR Hints wchodzą:

• dedykowany manager, który działa jednocześnie doradczo i operacyjnie, rozlicza się zadaniowo i jest dostępny także poza zaplanowanymi działaniami,
• dyrektor po stronie HR Hints, który pracuje przy projekcie razem z managerem,
• kolejni eksperci, najczęściej rekruterzy, którzy pomagają w przygotowaniu ogłoszeń, przeglądaniu aplikacji i budowaniu marki pracodawcy, bez dodatkowych opłat,
• doświadczenie zespołu liczącego ponad 20 osób i wzorce sprawdzone w ponad 300 organizacjach, dzięki którym firma omija kosztowny etap testowania, co zadziała,
• elastyczne warunki: umowa z miesięcznym okresem wypowiedzenia, zmiany lub modyfikacji zakresu prac.

Ostatni punkt ma praktyczne znaczenie. Etat menedżerski to stały koszt, który zostaje w budżecie także wtedy, gdy projekt się skończył. Abonament kończy się razem z potrzebą.

Po czym zarząd poznaje, że zewnętrzny manager dowozi efekty?

Zarządy, które rozważają wsparcie z zewnątrz, najczęściej pytają, jak sprawdzić, czy ta osoba rzeczywiście dowozi wyniki. W modelu abonamentowym odpowiedź daje sama konstrukcja współpracy. Cele zaakceptowane po diagnozie, cotygodniowy raport i miesięczne podsumowanie efektów sprawiają, że zarząd nie musi kontrolować osoby, która ma porządkować firmę. Manager sam pokazuje, co zrobił, co z tego wynikło i co planuje dalej.

Twarde liczby przychodzą z czasem. W 60-osobowej spółce z branży kreatywnej, należącej do jednej z dużych polskich firm e-commerce, uporządkowanie obszarów odpowiedzialności liderów i sposobu raportowania celów podniosło skuteczność liderów w osiąganiu celów 2,5-krotnie w pół roku. W spółce technologicznej budującej od zera 50-osobowy oddział w Polsce czas obsadzania stanowisk skrócił się ze 128 do 42 dni, co opisujemy w case study rekrutacji.

Co zostaje w firmie po zakończeniu współpracy?

Dla nas najważniejsza jest trwałość zmiany. Liczy się to, czy liderzy wiedzą, co robić, kiedy manager z HR Hints przestaje z nimi pracować. Dlatego przez cały okres współpracy buduje on w firmie bazę wiedzy, narzędzi i standardów. Po jego odejściu zostają w organizacji m.in.:

• opisana struktura z jasnym podziałem odpowiedzialności: kto, przed kim i za co odpowiada,
• sposób stawiania celów i regularnego rozliczania pracy wraz z narzędziami do oceny jej jakości,
• rutyny komunikacyjne i rytm pracy, które zdejmują z liderów ciężar gaszenia bieżących problemów,
• uporządkowane procesy, nad którymi trwała praca, np. rekrutacja czy wdrażanie nowych osób.

Zmiana nawyków organizacji przypomina zmianę nawyków człowieka, tyle że wymaga więcej czasu i budzi większy opór. Dlatego po zakończeniu współpracy sprawdzamy, jak firma radzi sobie samodzielnie: po 3, 6 i 9 miesiącach.

Kiedy zewnętrzny manager w abonamencie się sprawdza, a kiedy nie

Z rozmów z klientami wynika kilka sytuacji, w których ten model przynosi najwięcej korzyści:

• nagły kryzys albo skokowy wzrost pracy, którego firma nie udźwignie własnymi siłami,
• potrzeba zmiany, przy której nie wiadomo, od czego zacząć, albo wcześniejsze próby kończyły się niepowodzeniem,
• brak czasu na rekrutację, która przy naprawdę dobrych kandydatach trwa miesiącami,
• oczekiwanie efektu biznesowego opartego na diagnozie, planie działań i wskaźnikach.

Pierwsze sygnały tego, że firma potrzebuje takiego wsparcia, opisaliśmy w tekście o tym, po czym poznać, że procesy nie nadążają za wzrostem.

Ten model ma też swoje granice. Jeżeli firma potrzebuje stałej osoby do powtarzalnej pracy operacyjnej, lepszym wyborem pozostaje etat. Jeżeli zarząd oczekuje wyłącznie analizy i rekomendacji, a wdrożenie chce przeprowadzić sam, wystarczy doradztwo. Różnicę między tymi podejściami rozkładamy w tekście o tym, czym różni się standardowy konsulting od Interim Change Managera. Jeżeli zaś członkowie zarządu nie zgadzają się co do potrzeby zmiany, żadna osoba z zewnątrz nie podejmie tej decyzji za nich.

Sprawdź, czy Twoja firma potrzebuje zewnętrznego managera

Umów bezpłatną 30-minutową rozmowę. Opowiesz, co w firmie przestało działać, a my powiemy wprost, czy to sytuacja dla zewnętrznego managera, czy dla innego rozwiązania. Zobacz też, jak w praktyce działa Interim Change Manager.

Najczęstsze pytania o zewnętrznego managera w abonamencie

Kim jest zewnętrzny manager?

Zewnętrzny manager to doświadczony specjalista od zarządzania zmianą, który na określony czas dołącza do firmy jako członek zespołu i odpowiada operacyjnie za wynik. Porządkuje procesy, strukturę i sposób rozliczania ludzi z pracy, a po zakończeniu współpracy zostawia rozwiązania, które działają bez jego udziału. Na rynku tę rolę nazywa się też interim managerem.

Czym różni się zewnętrzny manager od dyrektora HR?

Dyrektor HR odpowiada za funkcję HR, czyli rekrutację, wynagrodzenia, rozwój ludzi i zgodność z prawem pracy. Zewnętrzny manager zajmuje się także procesami i mechanizmami działania całej firmy, np. w operacjach, produkcji, sprzedaży czy finansach, bo tam często leży przyczyna problemów widocznych w zespole.

Jak wygląda pierwszy miesiąc współpracy?

Manager rozpoczyna pracę od pierwszego dnia od spotkań indywidualnych i warsztatów. W ciągu czterech tygodni przygotowuje diagnozę oraz plan działań z celami, które zarząd akceptuje. Pierwsze zmiany pojawiają się jeszcze w tym okresie.

Jak rozlicza się manager w abonamencie?

Firma płaci stałą miesięczną opłatę. Manager rozlicza się zadaniowo z celów zaakceptowanych po diagnozie: co tydzień przekazuje raport z działań, a co miesiąc podsumowanie efektów.

Czy zewnętrzny manager zastępuje dział HR?

Jeżeli firma ma zespół HR, manager pracuje z nim i rozwija jego kompetencje. Jeżeli go nie ma, prowadzi sprawy związane z zespołem samodzielnie i pokazuje, jak je poukładać na przyszłość.

Jak szybko można zakończyć współpracę?

Umowa przewiduje miesięczny okres wypowiedzenia. W tym samym trybie można zmienić lub zmodyfikować zakres prac.

Co zostaje w firmie po zakończeniu współpracy?

Zostaje opisana struktura odpowiedzialności, sposób stawiania celów i rozliczania pracy, narzędzia do oceny jej jakości oraz rutyny komunikacyjne. HR Hints sprawdza, jak firma utrzymuje zmianę, po 3, 6 i 9 miesiącach od zakończenia współpracy.

Materiał przygotował zespół HR Hints. Opieramy się na metodzie Culturivy®, opisanej w książce „Culturivy: The Power of Changing a Workplace”, oraz na doświadczeniu współpracy z ponad 300 organizacjami.