Koszt złej rekrutacji managera to średnio 12 pensji

Firma szuka dyrektora sprzedaży. Kandydat ma piętnaście lat doświadczenia i CV z nazwami, które zna cała branża. Rozmowy przebiegają gładko, więc nikt nie dopytuje o szczegóły, bo skoro ktoś tyle lat pracował w tak dobrej firmie, to przecież umie. Po miesiącu wychodzi na jaw, że zespół codziennie krótko omawia postępy, a nowy dyrektor nie zamierza w tym uczestniczyć. Mówi wprost, że przy jego doświadczeniu nie będzie się codziennie rozliczał. Nikt mu wcześniej nie powiedział, jak w tej firmie się pracuje, a firma nie sprawdziła, jak on sam pracował w poprzednich miejscach.

Tę scenę złożyliśmy z sytuacji, które Róża Szafranek, CEO HR Hints, opisywała podczas webinaru Akademii Lepszej Pracy o rekrutacji w grudniu 2025 roku. Od takich scen zaczyna się rozmowa o tym, ile wynosi koszt złej rekrutacji. W HR Hints przyjmujemy, że to średnio 12 miesięcznych wynagrodzeń zatrudnionej osoby. Poniżej pokazujemy, skąd bierze się ta liczba, jak rozkłada się w czasie i w którym momencie firma najłatwiej może ją obniżyć.

Koszt złej rekrutacji: dlaczego średnio 12 pensji

Koszt złej rekrutacji to suma wydatków i utraconej wartości, które firma ponosi od decyzji o zatrudnieniu niewłaściwej osoby do chwili, w której jej następca osiąga pełną wydajność. Obejmuje pierwszy proces rekrutacyjny, wynagrodzenie osoby niedopasowanej do roli, rozstanie, drugi proces i wdrożenie następcy.

Szacunki tego kosztu mocno się różnią, bo różne źródła liczą różne pozycje. Norbert Marek, Head of Talent w HR Hints, przywoływał w tekście o unikaniu błędów rekrutacyjnych szacunki mówiące o kwocie od 9 do 24 razy wyższej niż wynagrodzenie zatrudnionej osoby. Róża Szafranek zwraca uwagę, że Harvard Business Review, doliczając koszt alternatywny, dochodzi nawet do szesnastu miesięcznych wynagrodzeń. Koszt alternatywny odpowiada na pytanie, co w tym samym czasie dowiózłby trafnie wybrany człowiek, np. ilu klientów pozyskałby dobry handlowiec.

„My przyjmujemy, że to jest zwykle dwanaście”, mówiła Róża podczas webinaru, i od razu tłumaczyła, skąd ta liczba: zanim firma zorientuje się, że wybrała źle, mija trochę czasu, a zanim się rozstanie, znajdzie nową osobę i ją wdroży, mija rok. Tę samą wartość, średnio 12 wynagrodzeń, podajemy na stronie usługi rekrutacyjnej. Słowo „średnio” ma tu znaczenie. Przy roli wymagającej długiego wdrożenia albo przy późno podjętej decyzji o rozstaniu rachunek rośnie. Przy szybkiej reakcji i krótkim wdrożeniu maleje.

Rok po złej decyzji: jak narasta koszt złej rekrutacji managera

Rachunek najłatwiej zrozumieć, gdy rozłoży się go na etapy. Każdy z nich trwa kilka tygodni lub miesięcy, a większość z nich firma przechodzi dwa razy.

• Pierwsze obsadzenie. Według raportu eRecruiter „Rekrutacyjne KPI” za drugą połowę 2025 roku obsadzenie stanowiska menedżerskiego trwa w Polsce średnio 62 dni, liczone od decyzji o rekrutacji do pierwszego dnia pracy.
• Miesiące do nazwania problemu. Pierwsze sygnały pojawiają się zwykle szybko, ale decyzja zapada później. Firma daje nowej osobie czas na wdrożenie, liczy na poprawę i odkłada trudną rozmowę.
• Rozstanie. Okres wypowiedzenia, przekazanie obowiązków i zespół, który przez ten czas pracuje z managerem wiedzącym, że odchodzi.
• Drugie obsadzenie. Kolejne tygodnie oczekiwania, drugi raz ogłoszenia, rozmowy i godziny zarządu.
• Wdrożenie następcy. Kilka miesięcy, zanim nowa osoba dowiezie pełen wynik.

Po zsumowaniu tych etapów rok od pierwszej decyzji do chwili, w której stanowisko naprawdę działa, okazuje się realnym horyzontem.

Pełny rachunek: koszty błędu rekrutacyjnego przy pensji 18 000 zł

Weźmy tego samego managera średniego szczebla, na którego przykładzie liczyliśmy koszt rekrutacji pracownika. Zarabia 18 000 zł brutto miesięcznie, a po doliczeniu składek po stronie pracodawcy, czyli około 20,5 proc., jego stanowisko kosztuje firmę około 21 700 zł miesięcznie. Pełne, jednokrotne obsadzenie takiej roli wyliczyliśmy wtedy na około 81 000 zł. Na tę kwotę składają się: czas oczekiwania na obsadzenie, proces rekrutacyjny, luka wydajności we wdrożeniu i godziny managerów.

Rachunek za nietrafioną decyzję wygląda przy tych założeniach następująco:

• Pierwszy proces bez wdrożenia: około 48 500 zł. To czas oczekiwania, honorarium agencji i godziny managerów. Luki wydajności nie liczymy tu osobno, bo mieści się w następnej pozycji.
• Cztery miesiące wynagrodzenia osoby niedopasowanej do roli: około 86 800 zł. Zakładamy trzy miesiące do decyzji oraz okres wypowiedzenia i przekazanie obowiązków.
• Drugie pełne obsadzenie: około 81 000 zł.

Razem daje to około 216 000 zł, czyli dwanaście pensji brutto tego managera. Rachunek zawiera dwa uproszczenia, które działają w przeciwnych kierunkach. Zakłada, że praca niedopasowanej osoby nie przesuwa roli do przodu, choć w praktyce część jej pracy ma wartość. Pomija za to koszt alternatywny, czyli wyniki, których przez ten rok nie dowiózł nikt, oraz czas zespołu poświęcony na rozmowy, korekty i naprawianie decyzji.

Z przykładu wynika też coś ważniejszego od sumy. Jedyną pozycją, na którą firma ma wpływ po zatrudnieniu, jest czas do decyzji. Każdy dodatkowy miesiąc zwłoki dokłada do rachunku ponad 21 000 zł. Dlatego rozstanie w odpowiednim momencie zamyka rachunek, zamiast go powiększać. Piszemy o tym szerzej w tekście o tym, kiedy rozstać się z pracownikiem, który przestał nadążać za firmą.

Gdzie powstaje koszt złej rekrutacji

Róża Szafranek nazywa rekrutację jednym z najbardziej ryzykownych procesów w firmie: w krótkim czasie trzeba ocenić wielu obcych ludzi, a mózg chętnie podsuwa skróty myślowe. Z doświadczeń HR Hints wynikają trzy miejsca, w których te skróty kosztują najwięcej.

Zaufanie do marki poprzedniego pracodawcy

Ktoś pracował w znanej firmie, więc zespół rekrutacyjny pomija pytania o podstawy. Róża przytacza sytuację, w której zespół pominął sprawdzenie angielskiego u kandydata z amerykańskiej firmy. Praca w takiej firmie nie oznacza jednak, że ktoś na co dzień używał tego języka: mógł pracować z polskim zespołem i nie rozmawiać z klientami. Bywa też, że ktoś był w firmie w czasie jej sukcesu, choć sam się do niego nie przyczynił. Nazwa w CV niczego nie weryfikuje, a sprawdzić można tylko to, co kandydat faktycznie robił i jak to robił.

Różny proces dla różnych kandydatów

Kandydaci spotkani na żywo zwykle wypadają lepiej niż ci poznani online, a najlepiej ci, z którymi rozmowa toczy się przy obiedzie lub na konferencji. Im dłużej trwa rozmowa, tym wyższą ocenę dostaje kandydat, niezależnie od jego rzeczywistych kompetencji. Jeśli jedna osoba z finału przechodzi dodatkowe spotkanie, a druga nie, firma przestaje porównywać kompetencje i zaczyna porównywać okoliczności.

Rola opisana pod stary problem albo pod konkretną osobę

„Zatrudnij mi drugą Amelię” albo „potrzebujemy kogoś, kto ogarnie ostatnie dwa kryzysy” to częste punkty wyjścia. Pierwsze zdanie opisuje osobę zamiast potrzeby, drugie opisuje przeszłość zamiast tego, co manager ma dowieźć za pół roku. Na każdym z nich firma może zatrudnić kogoś, kto dobrze rozwiązałby problemy, których już nie ma.

Jak obniżyć koszt złej rekrutacji, zanim zacznie rosnąć

Najtańszy moment na zmniejszenie kosztu złej rekrutacji przypada przed pierwszą rozmową. W procesach, które prowadzimy lub porządkujemy u klientów, zaczynamy od kilku decyzji:

• Definicja sukcesu na 30, 60 i 90 dni. Co nowy manager ma umieć, wiedzieć i dowieźć w każdym z tych momentów. Bez tego okres próbny kończy się bez kryteriów oceny.
• Podział weryfikacji. Każda osoba w procesie sprawdza określone kompetencje. Rekruter odpowiada za przebieg procesu, a decyzję podejmuje jeden hiring manager.
• Ten sam proces dla każdego kandydata. Te same etapy, forma spotkań, czas rozmów i pytania. Dodatkowe spotkanie organizuje się wszystkim finalistom albo nikomu.
• Kontekst pracy przed zatrudnieniem. Tempo, rytm spotkań i sposób raportowania kandydat powinien poznać na rozmowie, a nie w pierwszym tygodniu. Doświadczeni kandydaci szczególnie cenią taki kontekst, o czym piszemy w tekście o tym, czy trzeba onboardować seniorów.

Czasem najlepszą decyzją jest nikogo nie zatrudniać. Norbert Marek przestrzega przed wyborem jednej osoby z trójki finalistów tylko dlatego, że akurat są w procesie. Czasem lepiej zatrzymać rekrutację i ją ocenić, bo, jak zauważa, koszty naprawiania błędu rekrutacyjnego bywają ogromne.

Zdarza się, że dołączamy do procesu dopiero na ostatnim etapie i pytamy zespół, co dokładnie sprawdził u kandydata. Często w odpowiedzi słyszymy opis CV. Właśnie ta różnica między przeczytaniem życiorysu a zweryfikowaniem kompetencji decyduje o tym, czy firma zapłaci za stanowisko raz, czy dwa razy.

Najczęstsze pytania o koszt złej rekrutacji

Ile wynosi koszt złej rekrutacji managera?

HR Hints przyjmuje, że koszt złej rekrutacji wynosi średnio 12 miesięcznych wynagrodzeń zatrudnionej osoby. Dla managera z pensją 18 000 zł brutto to około 216 000 zł. Szacunki z innych źródeł wahają się od 9- do 24-krotności wynagrodzenia, w zależności od tego, czy uwzględniają koszt alternatywny.

Z czego składają się koszty błędu rekrutacyjnego?

Na koszty błędu rekrutacyjnego składają się: pierwszy proces rekrutacyjny, wynagrodzenie osoby niedopasowanej do roli aż do rozstania, drugi proces obsadzenia stanowiska oraz wdrożenie następcy. Do tego dochodzi koszt alternatywny, czyli wyniki, których w tym czasie nie dowiózł nikt.

Dlaczego złe zatrudnienie kosztuje aż rok wynagrodzeń?

Większość etapów firma przechodzi dwukrotnie. Obsadzenie stanowiska menedżerskiego trwa średnio 62 dni, rozpoznanie problemu i rozstanie zajmują kolejne miesiące, a następca potrzebuje czasu na dojście do pełnej wydajności. Łącznie od pierwszej decyzji do działającego stanowiska mija zwykle około roku.

Czy okres próbny chroni przed kosztem złej rekrutacji?

Tylko wtedy, gdy firma wie, po czym oceni nową osobę. Jeśli przed zatrudnieniem nie określiła, co manager ma dowieźć po 30, 60 i 90 dniach, okres próbny zwykle kończy się bez decyzji, a koszt rośnie dalej.

Jak najskuteczniej obniżyć koszt złej rekrutacji?

Najwięcej daje praca wykonana przed pierwszą rozmową: precyzyjna definicja roli i sukcesu, podział weryfikacji kompetencji między osoby w procesie, jeden decydent i identyczny przebieg rekrutacji dla wszystkich kandydatów. Po zatrudnieniu największy wpływ na rachunek ma szybkość decyzji, gdy wybór okaże się nietrafiony.

Zanim zatrudnisz kolejnego managera

Jeśli planujesz rekrutację na stanowisko kierownicze albo zastanawiasz się, czy ostatnie zatrudnienie było trafne, umów bezpłatną konsultację. Przejdziemy przez Twój proces i wskażemy miejsca, w których rośnie ryzyko kosztownej pomyłki. Szczegóły współpracy z Talent Business Partnerem w modelu abonamentowym znajdziesz na stronie usługi rekrutacji.