Raportowanie luki płacowej: kto, kiedy i jak ma się przygotować?

W polskich firmach o pieniądzach rozmawia się niechętnie. Z raportu Hays Poland i kancelarii Baker McKenzie „Wynagrodzenia – największe tabu polskiego rynku pracy?” wynika, że za temat tabu uważa je 96 proc. pracowników i 91 proc. pracodawców, a jakąś formę jawności płac stosuje zaledwie 23 proc. firm działających w Polsce.

Za kilka lat część tych liczb trafi poza firmę. Pracodawca zatrudniający co najmniej 100 osób będzie raportował lukę płacową ze względu na płeć, a urząd opublikuje dane w formie, która pozwoli porównywać firmy, branże i regiony. Polska ustawa wdrażająca unijną dyrektywę o przejrzystości wynagrodzeń wciąż jest projektem, ale jej główne założenia są znane. Poniżej wyjaśniamy, kogo obejmie raportowanie luki płacowej, co znajdzie się w sprawozdaniu i od czego zacząć przygotowania, żeby pierwszy raport nie zaskoczył zarządu.

Stan na 1 października 2026 r.

Luka płacowa: co mierzy sprawozdanie

Luka płacowa to różnica między średnim wynagrodzeniem kobiet i mężczyzn u danego pracodawcy, wyrażona jako procent średniego wynagrodzenia mężczyzn. Sprawozdanie nie kończy się jednak na jednej liczbie. Według art. 20 projektu z 29 kwietnia 2026 r. pracodawca poda w nim:

• lukę płacową ze względu na płeć,
• lukę w składnikach uzupełniających lub zmiennych, np. premiach,
• medianę luki płacowej,
• medianę luki w składnikach zmiennych,
• odsetek kobiet i mężczyzn, którzy otrzymują składniki zmienne,
• odsetek kobiet i mężczyzn w każdym kwartylowym przedziale wynagrodzeń,
• lukę w podziale na kategorie pracowników, osobno dla wynagrodzenia zasadniczego i składników zmiennych.

Lista odpowiada art. 9 dyrektywy 2023/970. Ostatni punkt wymaga najwięcej pracy, bo zakłada, że firma potrafi pogrupować stanowiska według jednakowej pracy lub pracy o jednakowej wartości. Bez takiego podziału nie da się rzetelnie policzyć luki w kategoriach ani jej później wyjaśnić.

Kto raportuje lukę płacową i od kiedy

Projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet (numer w wykazie prac rządu: UC127) przygotowuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Rada Ministrów ma go przyjąć w IV kwartale 2026 r., a ustawa wejdzie w życie sześć miesięcy po ogłoszeniu. Unijny termin wdrożenia dyrektywy minął 7 czerwca 2026 r.

Obowiązek sprawozdawczy według projektu wygląda tak:

• firmy od 250 pracowników raportują co roku, pierwszy raz do 7 czerwca 2027 r.,
• firmy od 150 do 249 pracowników raportują co trzy lata, pierwszy raz do 7 czerwca 2027 r.,
• firmy od 100 do 149 pracowników raportują co trzy lata, pierwszy raz do 7 czerwca 2031 r.,
• firmy poniżej 100 pracowników mogą złożyć sprawozdanie dobrowolnie.

Liczbę pracowników projekt każe przeliczać na roczne jednostki robocze. Daty pierwszych raportów traktujemy ostrożnie. Ustawa jeszcze nie przeszła przez rząd, a część kancelarii, np. DZP, czyta przepisy przejściowe tak, że pierwszy okres sprawozdawczy obejmie 2027 rok, a raport trzeba będzie złożyć do 7 czerwca 2028 r. Ostateczny kalendarz poznamy po uchwaleniu ustawy. Niezależnie od daty, dane do pierwszego raportu firma zbiera przez cały rok, który on obejmuje.

Gdzie trafi sprawozdanie i co będzie publiczne

Pracodawca złoży sprawozdanie elektronicznie do 31 marca, za pomocą narzędzia przygotowanego przez Prezesa GUS. Trafi ono do organu monitorującego, który do 31 maja każdego roku opublikuje dane w formie umożliwiającej porównania między pracodawcami, sektorami i regionami. Publiczna nie będzie tylko luka w podziale na kategorie pracowników. Firma może sama opublikować pozostałe wskaźniki razem z wyjaśnieniem, skąd biorą się różnice.

W praktyce kandydat będzie mógł przed rozmową rekrutacyjną sprawdzić lukę płacową w Twojej firmie i porównać ją z konkurencją. Firma, która potrafi wyjaśnić swoje liczby, zyskuje na tej przejrzystości. Jeśli zarząd zobaczy je pierwszy raz w dniu złożenia raportu, będzie się z nich tłumaczył.

Próg 5% i wspólna ocena wynagrodzeń

Najważniejszy dla zarządu jest mechanizm, który uruchamia się po złożeniu raportu. Pracodawca zatrudniający co najmniej 100 osób musi przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń, gdy jednocześnie:

• luka w którejkolwiek kategorii pracowników wynosi co najmniej 5%,
• firma nie uzasadniła jej obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami,
• firma nie usunęła jej skutecznymi działaniami w wyznaczonym terminie.

Projekt przewiduje na działania zaradcze czas do 30 września roku, w którym złożono sprawozdanie. Do 31 października pracodawca sprawdza, czy przesłanki wspólnej oceny wystąpiły, a samą ocenę przeprowadza do 30 listopada we współpracy z przedstawicielami pracowników. Za naruszenie obowiązków sprawozdawczych, obowiązku wartościowania stanowisk albo przepisów o wspólnej ocenie grozi grzywna od 2 000 do 60 000 zł.

Dyrektywa zmienia też rozkład ciężaru dowodu. Jeśli pracodawca nie wywiązał się z obowiązków dotyczących przejrzystości, w sporze o nierówne wynagrodzenie to on musi wykazać, że kierował się obiektywnymi powodami. Spisane kryteria i uporządkowana dokumentacja przestają być dobrą praktyką i stają się zabezpieczeniem firmy.

Co obowiązuje już dziś

Część przepisów działa od 24 grudnia 2025 r. i dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości. Kandydat musi otrzymać informację o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale: w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed zawarciem umowy. Pracodawca nie może pytać o wynagrodzenie w obecnej ani poprzednich pracach, a ogłoszenia i nazwy stanowisk muszą być neutralne płciowo.

Norbert Marek z HR Hints zwracał uwagę w rozmowie z Puls HR, że część firm podaje bardzo szerokie widełki, np. 5–20 tys. zł, które kandydatowi nic nie mówią. Przy sprawozdaniu z luki płacowej takie przedziały nie pomogą. Projekt ustawy przewiduje też, że każdy pracodawca będzie wartościował stanowiska według czterech kryteriów: umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy. Więcej o jawności w rekrutacji piszemy w tekście o wynagrodzeniach w ofertach pracy.

Jak przygotować firmę do raportowania luki płacowej

Raport policzy system kadrowo-płacowy. Wyjaśnienie wyniku wymaga pracy, której żaden system za firmę nie wykona. Z naszych projektów porządkowania wynagrodzeń wynika, że przygotowania warto ułożyć w pięciu krokach.

Krok 1: opisy stanowisk w jednym standardzie

Kategorie pracowników powstają z opisów stanowisk. Jeśli w firmie część ról ma opisy sprzed kilku lat, część nie ma ich wcale, a ta sama nazwa oznacza w dwóch działach inną pracę, porównanie wynagrodzeń da przypadkowy wynik. Pierwszym zadaniem jest więc spisanie zakresu odpowiedzialności każdej roli według jednego wzoru.

Krok 2: wartościowanie stanowisk i poziomy ról

Wartościowanie odpowiada na pytanie, które role mają jednakową wartość dla firmy. Pomaga w tym podział na poziomy, np. od juniora po dyrektora, opisane zakresem wpływu, autonomią, złożonością pracy i wpływem na biznes. Kryteria muszą być neutralne płciowo, bo to na nich firma oprze uzasadnienie ewentualnej luki.

Krok 3: siatka płac

Na poziomy ról nakłada się przedziały wynagrodzeń. Dopiero wtedy widać, kto mieści się w widełkach swojego poziomu, a kto od nich odstaje. Jak zbudować taki system krok po kroku, opisaliśmy w tekście Siatka płac w MŚP.

Krok 4: próbne wyliczenie luki płacowej

Na danych z ostatnich dwunastu miesięcy warto policzyć wszystkie siedem wskaźników ze sprawozdania. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na premie: projekt każe raportować je osobno, a uznaniowe składniki zmienne łatwo tworzą różnice, których nikt w firmie nie planował.

Krok 5: decyzje o wyrównaniach i rytm przeglądów

Różnice, których firma nie potrafi uzasadnić, trzeba wyrównać i ująć w budżecie. Różnice wynikające z zakresu obowiązków warto opisać. Na koniec firma ustala stały termin przeglądu wynagrodzeń i zasady dla nowych stanowisk, żeby każda rekrutacja nie otwierała siatki płac od nowa.

Po kolejne terminy zmian w prawie pracy zajrzyj do naszego kalendarza pracodawcy na lata 2026 i 2027.

Najczęstsze pytania o lukę płacową

Czy luka płacowa oznacza, że firma dyskryminuje kobiety?
Nie. Luka pokazuje różnicę w średnich wynagrodzeniach, która może wynikać np. z tego, że więcej mężczyzn zajmuje stanowiska kierownicze. Problem prawny pojawia się wtedy, gdy różnica w kategorii jednakowej pracy przekracza 5% i firma nie potrafi jej uzasadnić obiektywnymi kryteriami.

Kiedy firma zatrudniająca 120 osób złoży pierwszy raport?
Według projektu z 29 kwietnia 2026 r. do 7 czerwca 2031 r., a potem co trzy lata. Obowiązek wartościowania stanowisk i przepisy o przejrzystości kryteriów wynagradzania obejmą ją jednak od wejścia ustawy w życie.

Czy B2B wlicza się do luki płacowej?
Projekt posługuje się pojęciem pracownika i rocznych jednostek roboczych. Sposób ujęcia osób współpracujących na B2B warto sprawdzić z prawnikiem po uchwaleniu ustawy, bo od tego zależy m.in. to, czy firma przekroczy próg 100 osób.

Gdzie pracodawca złoży sprawozdanie z luki płacowej?
Elektronicznie, za pomocą narzędzia udostępnionego przez Prezesa GUS. Sprawozdanie trafi do organu monitorującego, który opublikuje zbiorcze dane.

Ile trwa przygotowanie siatki płac?
W firmie liczącej około 50 osób zwykle od czterech do ośmiu tygodni. W większych organizacjach i grupach spółek projekt trwa dłużej, bo obejmuje więcej rodzin ról i wymaga uzgodnień między spółkami.

Sprawdź swoje liczby, zanim zrobi to urząd

Raportowanie luki płacowej zaczyna się od uporządkowanych stanowisk, a dopiero potem od tabeli z wynagrodzeniami. W HR Hints porządkujemy opisy ról, wartościowanie stanowisk i siatki płac metodą Culturivy®, którą wdrożyliśmy w ponad 350 organizacjach. Umów bezpłatną konsultację, a pokażemy, od czego zacząć w Twojej firmie i ile czasu zajmie przygotowanie do pierwszego raportu.

Źródła

• Projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (UC127), wykaz prac legislacyjnych Rady Ministrów.
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970, EUR-Lex.
• Infor.pl, Raport dot. luki płacowej od 2027 r., 15.09.2026.
• Infor.pl, Równość wynagrodzeń kobiet i mężczyzn. Projekt z 29 kwietnia 2026 r.
• DZP, Nowy projekt ustawy o równości i jawności płac, 5.05.2026.
• Puls HR, Jawność wynagrodzeń? Firmy boją się fali wniosków o podwyżki, 28.01.2025.
• Hays Poland, Baker McKenzie, Wynagrodzenia – największe tabu polskiego rynku pracy?, za: Puls HR, To wciąż temat tabu w polskich firmach, 20.04.2025.